Los funcionarios rusos se esfuerzan por dominar nuevas tecnologías que les permitan optimizar los costos de organización de un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS), pero también existen obstáculos en este camino.
Gracias KEP
La agencia más activa en la implementación del EDS es el Servicio Federal de Impuestos de Rusia, que desde hace mucho tiempo introdujo la práctica de presentar informes en formato electrónico. Incluso existe el requisito de que todas las empresas con al menos 50 empleados deban presentar informes únicamente en formato electrónico. Como resultado, ya el 75% de las empresas y el 55% de los empresarios privados utilizan una forma electrónica de interacción con el Estado. Natalya Khramtsovskaya, destacada experta en gestión de documentos de la empresa Electronic Office Systems, señala: “Por el momento, la mayoría de las empresas ya no pueden evitar la interacción electrónica legalmente significativa con el Estado, al menos en términos de presentación de varios tipos de informes, participación en el gobierno. p. Por tanto, la comunicación electrónica con el gobierno ya se ha establecido firmemente en la práctica empresarial.
Y hace aproximadamente un año, el Servicio de Impuestos Federales permitió el uso de una factura electrónica, que permite a las empresas transferirse documentos financieros entre sí, que luego serán reconocidos por la oficina de impuestos. Como resultado, durante el año se registraron 38 empresas como operadores de EDS, sin embargo, según el Servicio de Impuestos Federales, alrededor del 97% del tráfico de documentos electrónicos lo generan seis de ellas. Se trata de SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Corus Consulting, Taxnet y Electronic Express. En total, 105,5 mil empresas de 4 millones que hay en el país ya están registradas en el sistema de intercambio de facturas electrónicas. Su número relativamente pequeño se explica por el hecho de que, según los expertos, la transición de la gestión de documentos en papel a la electrónica lleva de tres a ocho meses.
Para que una empresa pueda ingresar a este sistema de mantenimiento de registros electrónicos, se deben seguir ciertas reglas. Como explicó Vladimir Chugunov, jefe del departamento de trabajo con clientes gubernamentales de Aladdin R.D., el concepto de fuerza legal de un documento está consagrado en GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones". Significa la propiedad de un documento oficial que le confiere la legislación vigente, la competencia del organismo que lo emitió y el procedimiento establecido para su ejecución. Un documento jurídicamente vinculante puede utilizarse como prueba genuina de los hechos, acontecimientos y acciones que en él se reflejan”. Esta propiedad se prueba en los tribunales y se utiliza como prueba en varios casos.
La herramienta básica para dar fuerza jurídica a un documento electrónico es la firma electrónica, que registra el contenido del documento y sus autores. Adoptada en la primavera de 2011, la Ley Federal Nº 63 "Sobre Firmas Electrónicas" legalizó el uso de una serie de esquemas para generar documentos electrónicos que tienen fuerza legal. Para hacer esto, puede utilizar la herramienta de "firma electrónica" existente, que existe desde 2002, y en la nueva ley se reemplaza por una "firma electrónica calificada" - CEP. Sin embargo, también son aceptables la “firma electrónica no calificada” (NES) y la “firma electrónica simple” (SES). La antigua Ley Federal No. 1 "Sobre Firmas Digitales Electrónicas" será declarada inválida a partir del 1 de julio de este año, y antes de ese momento es necesario al menos adaptar la documentación del EDMS a la nueva terminología.
En la práctica, el EPC se utiliza principalmente para dar fuerza legal a los documentos electrónicos intercambiados con agencias gubernamentales; NEP se puede utilizar para la comunicación entre empresas, para lo cual las contrapartes solo necesitan acordar algunas reglas generales para el intercambio electrónico e implementar soporte para formatos de mensajes apropiados; PEP, como la forma electrónica de autenticación más fácil de usar, se puede utilizar en el flujo de documentos corporativos internos para registrar la autoría de las ediciones de documentos. Esto puede ser necesario tanto para investigaciones internas como para presentar información ante el tribunal.
Dado que estamos considerando la interacción con el Estado y las contrapartes, no describiremos en detalle el uso de PEP. "El marco legislativo y regulatorio en muchos casos (generalmente cuando se trata de interacción con agencias gubernamentales o en interacción interdepartamental) requiere el uso de una firma electrónica calificada o, con menos frecuencia, no calificada", explica Khramtsovskaya. "Pero también hay muchas situaciones en las que no se utilizan firmas electrónicas mejoradas, especialmente en las relaciones reguladas por el Código Civil, donde las propias partes pueden acordar las formas de flujo de documentos".
Ahora en Rusia ya existen empresas que ofrecen servicios para organizar la interacción electrónica tanto con organismos gubernamentales (se les llama operadores informantes, ya que se dedican principalmente a la transferencia de documentos electrónicos a organismos gubernamentales) como con contrapartes (operadores EDS) utilizando un único plataforma. Dichos operadores ofrecen a sus clientes soluciones llave en mano que contienen un conjunto de documentación y medios técnicos necesarios que les permiten organizar rápidamente el intercambio electrónico entre sus clientes y el estado (ver "Cómo conectarse a un operador EDMS"). Los operadores de gestión de documentos electrónicos garantizan la validez legal de los documentos transmitidos en sus sistemas y defienden los intereses de los clientes ante los tribunales.
NEP en el flujo de documentos
"A menudo, una organización motiva su renuencia a cambiar a un EDMS por el hecho de que sus contrapartes no tienen la capacidad de trabajar con documentos electrónicos", lamenta Nikolai Drukman, director del proyecto Diadoc en SKB Kontur. - Para disipar este mito, actuamos en varias direcciones: por ejemplo, cuando trabaja en Diadoc, un cliente puede descargar un archivo con el TIN/KPP de sus contrapartes y ver instantáneamente quién ya está trabajando en el sistema y quién solo tiene la capacidad técnica. Puede enviar una invitación a las contrapartes para que cambien a la comunicación electrónica, o puede preguntarle al operador al respecto. La experiencia demuestra que, utilizando los recursos del operador, es muy posible transferir toda una red de distribuidores de un gran fabricante de automóviles a EDMS en tres meses”.
Hasta ahora, el motor del desarrollo de la gestión de documentos electrónicos son las grandes empresas que gastan mucho papel y dinero en interactuar con sus socios y proveedores. Son ellos los que actualmente están interesados en pasar a la interacción electrónica y están dispuestos a abandonar el flujo de documentos en papel. En particular, Alexander Gribanovsky, jefe de contabilidad de la cadena de supermercados Billa, dijo que su empresa tuvo que contratar a una persona especial que tuvo que pasar un mes entero imprimiendo, firmando y enviando documentos a los proveedores; en sólo un mes logró enviar hasta a 15 mil juegos de documentos. Cuando la empresa cambió a un EDMS, el envío de correo a 480 empresas empezó a completarse en unos minutos. Además, para la propia red, los documentos salientes representan sólo el 15% del flujo de documentos; los proveedores les envían muchos más "papeles" y hasta ahora sólo uno de ellos, Nestlé, ha aceptado cambiar a una forma electrónica de interacción.
Otro ejemplo es el fabricante japonés de equipos pesados Komatsu, que desde hace tiempo planea pasar a la gestión de documentos electrónicos, también por razones medioambientales. Se estimaba que la conversión al formato electrónico permitiría a la empresa ahorrar hasta 5 millones de rublos. Los principales ahorros fueron los salarios de los empleados y los gastos de envío de documentos en papel. La implementación de la interacción electrónica se realizó sobre la base de un módulo para el sistema 1C:Enterprise 8.2, que fue lanzado por el propio fabricante del software para su integración con el EDMS. Komatsu introdujo muy rápidamente las facturas, facturas y facturas electrónicas entre sus socios y ahora planea convertir otras formas de documentos en formato electrónico.
Entre los obstáculos para la implementación del EDS se encuentran la falta de familiaridad con el uso de documentos electrónicos, la falta de una práctica judicial convincente y el requisito de calcular el IVA en el momento del envío, y no en el momento de la entrega. "El principal problema es que pocas personas están dispuestas a aceptar documentos con firma electrónica que no vayan acompañados de un original en papel", explicó Sergey Plaunov, jefe de la práctica de BPM y ECM de Croc. - La cultura de la gestión de documentos electrónicos en Rusia aún no se ha desarrollado tanto como para que la gente pueda confiar en una firma electrónica del mismo modo que en una firma en papel. La situación puede cambiar con la adopción más amplia de la tecnología de firma electrónica biométrica manuscrita”. En particular, la empresa está preparando una solución que permite utilizar una tableta para generar una firma para un documento electrónico que cumpliría con los estándares legales rusos.
Una firma calificada, de acuerdo con la Ley Federal 63, solo puede producirse utilizando medios certificados por el estado y utilizando certificados emitidos por un centro de certificación acreditado. Esto aumenta el coste tanto de la solución en sí como de su mantenimiento posterior. Mientras que la NEP se puede preparar utilizando cualquier herramienta que las partes en el intercambio electrónico hayan acordado utilizar para generar una firma electrónica, incluso a través de decisiones internacionales. En este caso, es necesario prever un procedimiento de evaluación pericial de la exactitud de la firma, que podrá ser requerido por el tribunal. "Para una interacción electrónica legalmente significativa con otras empresas, ni siquiera es necesario adquirir una firma electrónica; basta con indicar en los contratos la posibilidad de realizar correspondencia comercial utilizando, por ejemplo, el correo electrónico", explica Khramtsovskaya.
Por lo tanto, en algunos casos, puede valer la pena comunicarse con las agencias gubernamentales utilizando un producto dedicado, más costoso y menos funcional, y utilizando una solución más universal, escalable y estandarizada para interactuar con las contrapartes. "Por un lado, el uso de una firma electrónica mejorada no calificada simplifica y reduce un poco el costo de la parte organizativa de su implementación en el flujo de documentos, ya que elimina la necesidad de involucrar a un centro de certificación acreditado", explicó Chugunov. "Al mismo tiempo, una solución de este tipo requiere la creación de servicios que realicen la función de un centro de certificación por nuestra cuenta".
Los problemas persisten
A pesar del uso bastante extendido de la gestión de documentos electrónicos entre las empresas rusas y el Estado, no todas las etapas del ciclo de vida del documento pueden implementarse en formato electrónico. En particular, dentro de poco será posible crear cartas de porte para mercancías únicamente en formato electrónico, ya que pueden ser requeridas por los agentes de la policía de tránsito. Ahora están empezando a equiparlos con equipos móviles, pero es poco probable que sea posible equipar rápidamente a todos con dispositivos que permitan verificar la exactitud de los documentos electrónicos en el campo.
Además, debido al límite de tiempo para los certificados emitidos, es difícil organizar el almacenamiento de documentos a largo plazo. "De los problemas que es poco probable que se resuelvan en un futuro próximo, destacaría la falta de regulación legislativa y reglamentaria del almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos", explicó Khramtsovskaya, "y, en primer lugar, los documentos firmados con un dispositivo electrónico digital". firma/UES. Por lo tanto, producir documentos únicamente en formato electrónico y sujetos a un almacenamiento permanente o a largo plazo sigue siendo un negocio bastante arriesgado”. Por lo tanto, los documentos que legalmente requieren un almacenamiento a largo plazo deben convertirse a formato papel. Sin embargo, las comunicaciones empresariales eficientes ya no requieren el uso de documentos en papel, lo que reduce los costos de impresión, procesamiento y almacenamiento para empresas y agencias gubernamentales.
Cómo conectarse al operador EDMS
En Rusia ya se está creando toda una industria de operadores de informes e interacción electrónica. Para conectarse con cualquier operador, Nikolay Drukman, director del proyecto Diadoc en SKB Kontur, recomienda seguir estos pasos.
¿Por qué no SED?
La empresa Taxcom realizó un estudio sobre los motivos del abandono de la gestión de documentos electrónicos en Rusia. La razón más común es la desgana de los socios y la falta de una práctica judicial establecida. Bueno, “el hábito nos lo dieron desde arriba”.
Razones para negarse a implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos
La mentalidad del oficinista ruso medio es tan "primitiva" en el manejo de documentos que parece imposible superarla y transferir todos los procesos asociados con flujo de documentos, en formato electrónico. Pero a pesar de ello, cualquier empresa tiene todas las condiciones para implementar gestión de documentos electrónicos (EDMS)).
Cualquier negocio se basa en beneficios económicos para sus propietarios. Por lo tanto, todo empresario realiza compras baratas y ventas costosas de bienes o servicios, mientras intenta minimizar los costos generales de hacer negocios. Una gran cantidad de documentación en papel en una empresa aumenta el volumen de los gastos generales debido al coste del papel y al elevado tiempo que tardan estos documentos en pasar por las autoridades. Y cada mes el volumen de esta documentación no hace más que aumentar. En base a esto, podemos concluir que documentos electronicos Es más económicamente ventajoso en comparación con la documentación en papel, ya que los ahorros en papel ascenderán a miles y decenas de miles de rublos, y los ahorros al acelerar los procesos de aprobación y aprobación de documentos no tienen precio.
transición completa a gestión de documentos electrónicos Esto sólo sucederá cuando la dirección de la empresa comprenda que el papel es un bien caro. Trabajando con documentos electronicos Reducirá significativamente los costos de tiempo, aumentará la rentabilidad de la empresa, así como la velocidad y calidad del trabajo interno. procesos de negocio. Todo esto repercutirá positivamente en el nivel de ingresos de la empresa.
Pero, a pesar de pronósticos tan optimistas, muchos empresarios se niegan a trabajar con documentos electronicos, y ningún argumento ayuda aquí.
Actualmente, lamentablemente, confío plenamente sistemas de información La mayoría de los empleados de empresas y organizaciones públicas y privadas simplemente no están acostumbrados. Como ejemplo, podemos tomar un proceso judicial, que todavía implica una gran cantidad de actos y requisitos diversos en formato papel.
En nuestro país, muchos no pueden y ni siquiera intentan confiar Gestión de documentos electrónicos. Mientras que en los países europeos un mensaje ordinario en una red social tiene la oportunidad de convertirse documento legalmente significativo.
Aquí es muy importante demostrar a la dirección y propietarios de la empresa toda la utilidad. documentos electronicos. Alternativamente, cualquier medio de almacenamiento en papel corre el riesgo de verse comprometido, es decir. falsificación. Existe la posibilidad de que un documento en papel falsificado se confunda con el original. A firma digital electrónica(¿Qué es una firma electrónica?) no se puede falsificar en un documento electrónico. Quizás para documentos electronicos se han convertido en una parte integral del negocio, una determinada empresa debe incurrir en pérdidas significativas al trabajar con documentos en papel, sabiendo al mismo tiempo que esto podría haberse evitado si flujo de documentos estaba automatizado. Podemos recordar los primeros servicios de informes electrónicos, que causaron mucho descontento. Personalmente, nunca olvidaré la generación de informes en el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia a principios del siglo XXI, fue algo terrible.
Pero ahora este servicio lleva mucho tiempo depurado y funciona sin fallos, todos los informes se proporcionan de forma electrónica. En consecuencia, cualquier gestión de documentos electrónicos implementado en la empresa, tarde o temprano funcionará con toda su fuerza. Aquí todo depende de la experiencia de los implementadores y de la calidad de su trabajo.
Por supuesto, trabajar con papel es un hábito desarrollado a lo largo de los años. Pero este hábito puede y debe superarse; aquí será útil el proverbio “los ojos tienen miedo, pero las manos hacen el trabajo”. Con el tiempo, trabajar con documentos electronicos se convertirá en la norma. A lo largo de toda la existencia del mercado de bienes y servicios, se han producido muchos cambios fundamentales: se cancelaron los billetes y el dinero de hierro salió de circulación, fueron reemplazados por tarjetas bancarias y pagos sin contacto. Con el tiempo, la gente pudo acostumbrarse a todo y empezar a ponerlo en práctica. Hoy en día, a nadie le sorprende que una abuela pague sus compras con su smartphone en una tienda. CON gestión de documentos electrónicos exactamente la misma situación, solo debes entender que tarde o temprano tendrás que acudir a él.
Trabajando con documentos electronicos mucho más transparente y seguro, por lo que al realizar transacciones debes prestar atención a si paquete electrónico de documentos.
Quizás relacionado con gestión de documentos electrónicos cambiará tan pronto como las leyes sobre igualdad de derechos de papel y documentos electronicos. Lamentablemente, los legisladores aún no han adoptado leyes de este tipo. Pero me gustaría esperar que las empresas rusas se den cuenta de las ventajas por su cuenta. gestión de documentos electrónicos, y no cambiará a él bajo presión.
Atención, el Operador envió notificaciones al Solicitante sobre las modificaciones al Reglamento, según las cuales, a partir del 1 de octubre de 2014, el derecho a utilizar el Sistema EDF se otorga de forma remunerada por un monto de 4.750 rublos. Importante Con base en las modificaciones realizadas al Reglamento el 2 de octubre de 2014, el Operador canceló fondos por un monto de 4.750 rublos para una licencia no exclusiva para el derecho a utilizar el sistema de OJSC EETP. Subasta (en adelante, Aviso, Documentación). De la denuncia se desprende que antes de la fecha límite para aceptar solicitudes especificada en el Aviso (10.09.2014 09:00), el Operador no permitió que la solicitud fuera enviada al Solicitante, ya que el Operador no encontró los fondos transferidos por el Solicitante para garantizar la aceptación de las solicitudes. El Solicitante considera ilegal la negativa del Operador a permitir la participación en la Subasta, ya que transfirió fondos por la cantidad de 605.957 rublos 50 kopeks necesarios como garantía para la solicitud.
El Operador no permitió que la solicitud fuera enviada al Solicitante, ya que el Operador no encontró los fondos transferidos por el Solicitante para garantizar la aceptación de las solicitudes. El Solicitante considera ilegal la negativa del Operador a permitir la participación en la Subasta, ya que transfirió fondos por la cantidad de 605.957 rublos 50 kopeks necesarios como garantía para la solicitud.
El operador no estuvo de acuerdo con los argumentos de la denuncia e indicó que durante la Subasta actuó de acuerdo con los requisitos de la legislación vigente de la Federación de Rusia y el Reglamento para el proceso de realización de órdenes y propuestas utilizando la plataforma de comercio electrónico especializada “ Adquisiciones Comerciales” de JSC “Plataforma Unificada de Comercio Electrónico” (revisión No. 7 del 02/10/2014) y el Reglamento para el trabajo en el Sistema Automatizado de Gestión de Documentos Electrónicos de JSC EETP del 01/07/2013 (revisión No. 3 del 02/10/2014) (en adelante, el Reglamento).
Flujo de documentos pagados con la plataforma de Suscriptores que se conectaron al Sistema EDF adhiriéndose al presente Reglamento a partir de las 00:00 horas del 10.01.2014 hora del Operador del Sistema EDF. 3.7.2. de Suscriptores que se conectaron al Sistema EDF adhiriéndose a este Reglamento después de las 00:00 horas del 01/10/2014, hora del Operador. Modelo de formulario de renuncia de reclamación En consecuencia, Infomat LLC está familiarizada con los requisitos especificados en el Reglamento, incluidas las reglas para acreditar fondos en la cuenta de los participantes en el procedimiento y debe garantizar la transferencia anticipada de fondos en la forma establecida por el Reglamento. , durante la Subasta El Cliente y el Operador actuaron de acuerdo con la Documentación, Reglamentos y Normas.
Queríamos desactivarlo de inmediato, pero esto solo se puede hacer enviando una carta a la dirección postal. Le pido que desactive el servicio EDI Rosinvoice impuesto y también que devuelva los fondos cancelados por la cantidad de: 5200 (cinco mil). doscientos) rublos. Nuestra organización Sociedad de Responsabilidad Limitada "Bureau" se niega a utilizar Rosinvoice (sistema automatizado de gestión de documentos electrónicos de JSC "EETP") durante un período de 1 año, tarifa "Ilimitada". De lo contrario, esto se considerará una violación del artículo 32 de la Ley. de la Federación de Rusia "Sobre la protección de los derechos del consumidor" El derecho del consumidor a negarse a ejecutar un contrato para la ejecución de un trabajo (prestación de servicios)”, a saber: “El consumidor tiene derecho a negarse a ejecutar un contrato para la ejecución de obra (prestación de servicios) en cualquier momento, sujeto al pago al contratista de los gastos efectivamente incurridos por él relacionados con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de este acuerdo. Espero su comprensión”.
3.11. Un suscriptor del Sistema EDF tiene derecho a notificar la revocación de la Solicitud de Adhesión (formulario de notificación – Apéndice No. 2) al Reglamento para trabajar en el Sistema EDF. La notificación de retiro de la Solicitud de Adhesión se envía a JSC "EETP" a la dirección: 115114,
Moscú, st. Kozhevnicheskaya, d.
Atención
Suscriptores que se conectaron al Sistema EDF adhiriéndose al presente Reglamento a partir de las 00:00 horas del 01.10.2014 hora del Operador del Sistema EDF. Para este caso, la tarifa se carga a partir del 1 de octubre de 2014, teniendo en cuenta las capacidades técnicas del Operador, y posteriormente anualmente, salvo que el presente reglamento establezca lo contrario.
3.7.2. Con
3.7.3. El operador tiene derecho a cambiar la fecha especificada en los párrafos. 3.7.1. y 3.7.2, habiendo publicado previamente información sobre el cambio de fecha en el sitio web del Operador http://www.roseltorg.ru/. 3.8. Cancelación de la tarifa especificada en la cláusula.
Según la información proporcionada por el Operador, el 09/10/2014 a las 10:15 am, se acreditaron fondos por un monto de 5,000 rublos en la cuenta personal del Suscriptor. Infomat LLC se encuentra acreditada en la plataforma electrónica del Operador, accediendo con ello a los requisitos establecidos por el Reglamento, lo que implica la total conformidad del Solicitante con todas las disposiciones de este Reglamento de la plataforma electrónica, dando lugar a las obligaciones de su ejecución por parte del Solicitante.
Cómo redactar una carta de reclamación Bolshaya Gruzinskaya, 1 (aviso No. 31401500060) de conformidad con el artículo 18.1 de la Ley Federal de 26 de julio de 2006 No. 135-FZ "Sobre la Protección de la Competencia" (en adelante, la Ley sobre Protección de la Competencia) US T A N O VIL A: La FAS Rusia recibió una queja de Infomat LLC (en adelante, el Solicitante) de fecha 30 de octubre de 2014 No. 241 (en.
En el propio capítulo, que se abre en una pequeña ventana del acuerdo de licencia. Veamos aquí la sección habitual Costo de los servicios: 3.
Gestión documental electrónica 3.1. El Sistema EDF garantiza el intercambio de documentos electrónicos, incluidos documentos electrónicos legalmente significativos, entre Suscriptores del Sistema EDF. Un documento electrónico legalmente significativo es un documento electrónico firmado con firma electrónica de acuerdo con la legislación vigente y el procedimiento de ejecución establecido, y además cumple con las siguientes condiciones: la presencia de detalles obligatorios en el documento, cumplimiento de los requisitos legales para la forma. , formato del documento y procedimiento para el intercambio de documentos de este tipo; la competencia de la fuente, es decir, el derecho del autor a crear y firmar documentos de este tipo; garantía de la integridad y autenticidad del documento.
3.2.
En el proceso de enviar una solicitud y firmarla, en su cuenta personal verá el botón Flujo de documentos electrónicos. En consecuencia, cree que esto es necesario. Al hacer clic en él, se accede al sitio web de Rosinvoice, donde solo hay un botón para unirse, pero se abre un acuerdo de licencia donde en medio del texto de 13 páginas está escrito en fuente simple que el costo es de 4.750 rublos. No creo que haya muchos proveedores que lean meticulosamente todos los acuerdos en el sitio. Después de mirar brevemente y no ver que hay una nota a pie de página aparte de que el servicio es de pago, nos unimos. Y luego, al día siguiente, al ver que la cantidad bloqueada en el sitio es mayor de lo que debería, nos hacemos una pregunta. Y pensamos en solucionar el problema, pero hay milagros.
Conéctese mediante firma digital y desconéctese únicamente mediante carta en papel. Cuando les preguntaron cómo estaba, dijeron que deberías haberlo leído, que estabas de acuerdo con todo.
A la Fiscalía del Distrito de Krasnoselsky
198259, San Petersburgo, calle Pogranichnika Garkavogo, edificio 48, edificio 4, letra A.
Del Director General de Kappa Consulting LLC
Kopnin Andrey Vladimirovich
Tel: 640 - 57 - 73 Fax: 640 - 57 - 74
QUEJA
a acciones y decisiones ilegales de un funcionario
El asesor estatal en funciones de la Federación de Rusia de segunda clase, S.N. Shulgin, emitió una carta del Servicio de Impuestos Federales de fecha 08/07/2010 No. ШС-37-8/6177@, en la que se indica que la carta del Servicio de Impuestos Federales de fecha 18/05/ 2010 No. ШС-37-8/ emitido por él 1815@ “Al presentar una solicitud de compensación (reembolso) del impuesto pagado en exceso a través de canales de telecomunicaciones” se considera inválido.
Carta de S.N. Shulgin de fecha 08/07/2010 No. ШС-37-8/6177@ viola las disposiciones de la Ley "Sobre Firma Digital Electrónica" de fecha 10/01/2002 No. 1-FZ.
En particular, el apartado 1 del art. 1 de la ley anterior establece que las cartas en formato electrónico con firma digital equivalen a cartas en papel. Y las inspecciones tributarias, guiadas por esta Carta, ahora exigen que al enviar una solicitud de compensación/reembolso a través de canales de telecomunicaciones utilizando una firma digital electrónica, se debe duplicar en papel (ver Apéndice No. 1). Carta de S.N. Shulgin creó condiciones en las que los requisitos de las inspecciones fiscales contradicen completamente la legislación de la Federación de Rusia en el campo de la gestión de documentos electrónicos.
Esta Carta también viola los derechos de los contribuyentes que ya han gastado una cantidad considerable de dinero en instalar y depurar un sistema para el uso de firmas digitales electrónicas. Ahora se ven obligados a gastar su tiempo y fondos adicionales para enviar la correspondencia requerida por las autoridades fiscales en papel, siempre que las organizaciones tengan todas las capacidades y cumplan con todos los requisitos legales para enviar cartas de compensación/reembolso a través de canales de telecomunicaciones.
Es difícil suponer que S.N. Shulgin no conozca la legislación vigente de la Federación de Rusia y las tendencias que existen en ella hacia la electrónica del flujo de documentos entre organismos gubernamentales y contribuyentes (ciudadanos y organizaciones). Debe saber que el objetivo de la Ley federal "sobre firma digital electrónica", de conformidad con el párrafo 1 del artículo 1, es garantizar las condiciones legales para el uso de firmas digitales electrónicas en documentos electrónicos. Según los datos que proporcionamos, concluimos que Shulgin S.N. con sus acciones, interfiere deliberadamente con la implementación de esta ley y, en consecuencia, interfiere con el logro de los objetivos a los que apunta la legislación federal en su conjunto. En este sentido, surge la pregunta: ¿S.N. está saboteando? ¿Shulgin, con sus acciones, está cumpliendo el objetivo federal del programa e-Rusia? ¿Está saboteando los planes del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación de Rusia, aprobados por el Gobierno de la Federación de Rusia el 15 de septiembre de 2009, para la transición de los órganos ejecutivos federales a la prestación de servicios públicos en formato electrónico?
S.N. Shulgin, como representante del poder ejecutivo, también debe cumplir con la Orden del Gobierno de la Federación de Rusia de 17 de octubre de 2009 N 1555-r, que aprobó la lista de servicios públicos para su transferencia prioritaria a formato electrónico hasta 2012. De acuerdo con la lista, en primer lugar, se decidió garantizar la prestación de servicios públicos en una nueva forma interactiva mediante la presentación de cartas y solicitudes electrónicamente a través de Internet.
El desarrollo de un sistema de interacción de información entre las autoridades tributarias y los contribuyentes, basado en el uso de tecnologías modernas, debe llevarse a cabo en plena conformidad con las metas y objetivos formulados por la Estrategia para el desarrollo de la sociedad de la información en la Federación de Rusia. aprobado por el Presidente de la Federación de Rusia el 07/02/2008 No. Pr-212. El Servicio Federal de Impuestos de Rusia, en particular, debería mejorar la eficiencia de la interacción entre las autoridades empresariales y gubernamentales, la calidad y la eficiencia de la prestación de servicios públicos. Resulta que al prohibir la aceptación de cartas de compensación/reembolso en formato electrónico, S.N. Shulgin no está cumpliendo los planes estratégicos de los dirigentes del país.
Además, el desarrollo de métodos de interacción sin contacto es una de las formas de combatir la corrupción; no me gustaría pensar que S.N. Shulgin obstaculiza la implementación del plan de lucha contra la corrupción en Rusia.
La cláusula 37 del Reglamento Administrativo del 18 de enero de 2008 No. 9n establece que el contribuyente (su representante) puede presentar una apelación por escrito a la inspección del Servicio Federal de Impuestos de Rusia en persona, enviada por correo o transmitida electrónicamente mediante telecomunicaciones. canales. Este Reglamento Administrativo fue adoptado para, de conformidad con el párrafo 1, mejorar la calidad del desempeño de las funciones gubernamentales, crear condiciones cómodas para los contribuyentes, contribuyentes y agentes tributarios. Así, podemos concluir que mediante CARTA de fecha 8 de julio de 2010 No. ШС-37-8/6177@, S.N. Shulgin:
1. No cumple con el Reglamento Administrativo aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 18 de enero de 2008 N 9n
2. No mejora la calidad del desempeño de las funciones gubernamentales y no crea condiciones cómodas para los contribuyentes.
3. Viola la cláusula 37 de este Reglamento Administrativo, que establece claramente la posibilidad de transmitir una apelación por escrito a la inspección del Servicio de Impuestos Federales en formato electrónico.
4. Obstruye la implementación del plan anticorrupción en Rusia.
5. No sigue la Estrategia para el desarrollo de la sociedad de la información en la Federación de Rusia, aprobada por el Presidente de la Federación de Rusia el 07/02/2008 No. Pr-212.
6. No cumple con la Orden del Gobierno de la Federación de Rusia de 17 de octubre de 2009 N 1555-r
7. No implementa el programa objetivo federal Rusia Electrónica
8. No cumple con los planes del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación de Rusia, aprobados por el Gobierno de la Federación de Rusia el 15 de septiembre de 2009, para la transición de los órganos ejecutivos federales a la prestación de servicios públicos en formato electrónico.
Basado en todo lo anterior
1. Realizar supervisión fiscal en relación con el Consejero de Estado actual de la Federación de Rusia, segunda clase, S.N.
2. Reconocer la CARTA No. ШС-37-8/6177@ firmada por él de fecha 8 de julio de 2010 por no cumplir con la legislación vigente de la Federación de Rusia y violar los derechos de los contribuyentes.
3. Aplicar a Shulgin S.N. medidas de respuesta procesal.
Director General de Kappa Consulting LLC
AV. kopnin
Una organización no está obligada a conectarse a la gestión de documentos electrónicos; este es su derecho. La preparación de documentos en formato electrónico se realiza por mutuo acuerdo de las partes de la transacción.
Además, incluso con el acuerdo especificado, la organización tiene derecho a redactar documentos en papel.
De conformidad con el inciso 5 del artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” (en adelante, Ley No. 402-FZ), el documento contable primario se redacta en papel y ( o) en forma de documento electrónico firmado con firma electrónica.
Las relaciones en el ámbito del uso de firmas electrónicas en la realización de transacciones civiles, la prestación de servicios estatales y municipales, el desempeño de funciones estatales y municipales, en la realización de otras acciones legalmente significativas están reguladas por la Ley Federal de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ " Sobre Firmas Electrónicas” (Ley No. 63-FZ) (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 25 de diciembre de 2012 No. 03-03-06/2/139).
28 de septiembre de 2015 13:45Pocas personas saben que la oportunidad de abandonar algunos documentos en papel en favor de los electrónicos apareció hace bastante tiempo. Por ejemplo, los contratos electrónicos se utilizan desde hace varios años y antes era posible enviar documentos a los tribunales en CD o a través de Internet, pero no todos lo sabían y continuaron trabajando con documentos a la antigua usanza. Hoy en día existen muchas más oportunidades para pasar a documentos electrónicos, pero no hay menos dudas al respecto. Veamos lo difícil que es renunciar al papel ahora mismo en este artículo.
Desde el punto de vista de la legislación rusa actual, hoy en día se pueden abandonar con seguridad las facturas en papel, los documentos contables primarios, los contratos y otros documentos para los que no existen requisitos especiales de ejecución. Pero no se pueden simplemente quemar todos los puentes: para empezar a utilizar cualquier documento en formato electrónico, es necesario estar preparado para trabajar con ellos, tanto desde el punto de vista técnico como organizativo.
Por ejemplo, debe adquirir un certificado de firma electrónica cualificado para todos los empleados autorizados a firmar documentos electrónicos. Debe decidir qué herramientas utilizará para trabajar con documentos dentro de la empresa, cómo los almacenará, procesará y enviará a las contrapartes. Es posible que deba resolver problemas de integración, traducción de documentos no estándar a formato electrónico, etc. También necesitarás trabajar con socios, quienes también tendrán que prepararse para trabajar electrónicamente e intentar motivarlos. En una empresa grande, este trabajo llevará algún tiempo, pero en una organización pequeña sucederá con bastante rapidez.
Por supuesto, puede confiar en su operador de cambio. Por ejemplo, Synerdocs ayuda a sus suscriptores a cambiar a un intercambio rápidamente y sin preocupaciones innecesarias. Pero incluso en este caso, no será posible abandonar repentinamente el uso de documentos en papel en favor de los electrónicos. Además, sus contrapartes adoptarán nuevas tecnologías a diferentes velocidades, lo que significa que al principio todavía tendrá documentos en papel.
Para empezar, esto no se puede evitar por ahora, especialmente en la etapa de transición: no todas sus contrapartes comenzarán a enviar documentos electrónicos de inmediato. Durante este período, tendrás que tener en cuenta las diferencias a la hora de trabajar con documentos electrónicos y en papel: tendrás dos formas de enviarlos y recibirlos, acordarlos y firmarlos, y habrá diferentes herramientas de almacenamiento.
Las pequeñas empresas con un número relativamente pequeño de documentos transferirán más fácilmente este modo de operación combinado. Para ellos no será un gran problema combinar dos flujos de documentos: la intensidad de la mano de obra apenas cambiará.
Pero para las empresas con una gran cantidad de documentos, la situación puede resultar más complicada. Pero, por regla general, aquí el trabajo con documentos ya está parcialmente automatizado: se han introducido sistemas corporativos, la aprobación se realiza electrónicamente, se utiliza un archivo de escaneos de documentos primarios, etc. Estas organizaciones deberán mejorar su infraestructura para combinar el trabajo con documentos electrónicos y en papel, crear un archivo único (escaneos de documentos en papel y electrónicos); configurar el envío de tal manera que algunos de los documentos de las contrapartes se envíen en formato papel y el resto en formato electrónico; organizar la firma de documentos en función del formato requerido (papel o electrónico), documentos originales, etc.
Una excelente opción para una gran empresa es utilizar una solución de integración junto con un EDMS. Con grandes volúmenes de flujos de documentos, se necesitan buenos mecanismos para garantizar la seguridad del almacenamiento, la velocidad de acceso y simplemente buenas interfaces. Los procesos de aprobación complejos requieren un potente motor de flujo de trabajo e integración con CIS. Estas tareas se pueden resolver mediante la integración con EDMS, por ejemplo, en Synerdocs y el sistema ECM en la nube DIRECTUM.
Dicha integración le permitirá combinar el trabajo con documentos electrónicos y en papel, crear un archivo único (escaneos de documentos en papel y electrónicos); configurar el envío de tal manera que algunos de los documentos de las contrapartes se envíen en formato papel y el resto en formato electrónico; organizar la firma de documentos en función del formato requerido (papel o electrónico), documentos originales, etc. Esto hará que la combinación de documentos en papel y electrónicos durante el período de transición sea más cómoda para la empresa.
Las cuestiones de confianza en la nueva tecnología cambiaria ya no son tan apremiantes como antes.
Hoy en día están asociados, en primer lugar, con el hecho de que los usuarios no tienen suficientes conocimientos y práctica en el trabajo con documentos electrónicos. En tales situaciones, es necesario educar a todos los involucrados en el trabajo de oficina: informarles sobre la legislación en el campo del uso de documentos electrónicos, cómo trabajar con ellos y mostrarles cómo sucede esto en la práctica. Un medio eficaz en tales situaciones sería demostrar la experiencia laboral de otra persona; puede comunicarse con las contrapartes que ya están utilizando la nueva tecnología, ponerse en contacto con un operador de EDF y realizar visitas de referencia. Además, muchos operadores de EDF brindan la oportunidad de probar el trabajo en modo de prueba, lo que ayuda a obtener una comprensión práctica de la tecnología.
Si la contraparte no está preparada para trabajar electrónicamente o por algún motivo no quiere hacerlo, es necesario determinar las verdaderas razones.
Puede haber varios de ellos: la dirección no confía en las firmas electrónicas, los contadores temen tener problemas con las autoridades reguladoras o las contrapartes, no creen que dichos documentos sean aceptados por el Servicio de Impuestos Federales o los tribunales, etc. En términos generales, es posible que su contraparte sepa poco sobre EDI, pero cuando se sumerge en el tema, estudiando la práctica y la legislación, muchas preguntas desaparecerán por sí solas. También sucede que la contraparte simplemente está coqueteando contigo y esperando una buena oferta o un precio bajo.
La motivación de las contrapartes para cambiar al intercambio ED puede ser diferente: esto incluye trabajo de divulgación, campañas de marketing o incluso medidas de ultimátum. Pero últimamente rara vez hemos recurrido a medidas especiales, ya que la mayoría de las empresas ya entienden por qué es necesario el EDI. Especialmente si un gran socio o proveedor establece una condición estricta: "a partir del nuevo año intercambiamos SÓLO documentos electrónicos". No todas las empresas están preparadas para una decisión tan difícil, pero a veces ésta es la forma más eficaz de apurar a las contrapartes.
La mayoría de los desafíos que plantea dejar de utilizar papel son más organizativos que tecnológicos.
Con las tecnologías todo está bien: funcionan a la perfección, la metodología ya ha sido probada. Pero hay muchas “muletas de papel” internas, años de trabajo con papel, hábitos: todavía no es tan fácil deshacerse de esto.
Afortunadamente, la situación se ha ido estabilizando desde hace un par de años: sectores enteros de la economía rusa están cambiando rápidamente al EDI, aumentando sus conocimientos en este ámbito y dominando el intercambio en la práctica. Por supuesto, otros les seguirán. Por lo tanto, pronto a nadie le surgirá la pregunta "¿es difícil renunciar a los documentos en papel?".
La capacidad de escribir cartas de rechazo es una de las habilidades más importantes de un empleado de la empresa responsable de las relaciones externas y la correspondencia comercial de la organización. El contenido y la presentación de dicha carta no sólo hablan de la educación y la cultura de su autor, sino que también forman la imagen y reputación de la empresa en el entorno empresarial.
Cada empresa que opera activamente recibe periódicamente cartas con diversas ofertas. Podría ser una oferta de cooperación (comercial), de participación en cualquier evento (conferencia, seminario, celebración), etc. También son habituales en circulación entre organizaciones cartas de solicitud, reclamaciones, recordatorios, etc. Así, la correspondencia entrante de una empresa puede ascender a decenas o incluso cientos de mensajes diferentes que requieren una respuesta.
ARCHIVOS
La revisión de una carta no garantiza en modo alguno que el representante de la organización que la recibió acceda necesariamente a la propuesta, solicitud o reclamo contenido en ella. Por el contrario, en muchos casos los empleados de la empresa escriben negativas.
Pero para rechazar correctamente, se necesitan ciertas habilidades. Es importante no ofender al remitente de la carta con contenido negativo; esto lo dictan no solo las reglas de la cortesía comercial básica, sino también la posibilidad de que en el futuro se convierta en cliente, cliente o socio.
Toda correspondencia oficial está sujeta a ciertas reglas de redacción. En primer lugar, es necesario recordar que, a pesar de que el contenido de una carta puede ser absolutamente arbitrario, su estructura y composición deben cumplir con las normas adoptadas en la preparación de documentos comerciales, es decir, dividido condicionalmente en tres partes: el comienzo (recurso y título de la carta), la sección principal y la conclusión (firma y fecha).
El estilo de escritura debe ser sobrio, conciso, sin frases demasiado "cargadas" ni terminología específica compleja. La negativa debe ser lo más correcta posible; la mala educación, las malas palabras y otras manifestaciones extremas son inaceptables. Al formar una letra, es necesario tener en cuenta las normas del idioma ruso en términos de cultura del habla, vocabulario, gramática, ortografía y estilo.
La negativa puede no estar motivada, pero es mejor si el motivo se indica en la carta.
Si la respuesta es detallada y completa, entonces debes dividirla en párrafos o puntos; esto facilitará mucho la percepción del texto.
Si se niega, no hay necesidad de recortar y “quemar puentes”; es aconsejable dejar un camino para la retirada, es decir, agradecer la atención mostrada y expresar esperanza por la posibilidad de una mayor cooperación. Para ello, podrá especificar las condiciones que debe cumplir el destinatario para establecer una relación comercial. Si existe la oportunidad de recomendar una empresa que también estaría de acuerdo con la cooperación u otras propuestas hechas en el mensaje inicial, entonces no debe descuidarla; esto dejará una buena huella en la memoria del destinatario.
La negativa debe redactarse estrictamente a nombre de la persona que firmó la carta original. De lo contrario, es posible que el rechazo no llegue al destinatario o se pierda en el flujo de correspondencia entrante. Sin embargo, si no había la firma de una persona específica en la carta de oferta, entonces puede utilizar una forma neutral de dirección (por ejemplo, en forma de un simple saludo "Buenas tardes").
La carta puede escribirse a mano (este formato indicará una actitud especial y cálida hacia el destinatario) o imprimirse en una computadora.
En este caso, es aceptable utilizar una simple hoja de papel o un formulario con los datos de la empresa y su logotipo.
La carta de negativa se genera en un solo ejemplar original y debe estar fechada y numerada (de acuerdo con el flujo documental de la empresa). En este caso, la información al respecto deberá incluirse en el diario de correspondencia saliente, anotando su fecha, número y brevemente su contenido. En el futuro, este registro puede convertirse en evidencia de la creación y envío de un mensaje.
Idealmente, la carta debería tener el autógrafo del director de la organización, pero esto no siempre es posible (y está casi completamente excluido en empresas con una gran cantidad de empleados y muchas divisiones estructurales). Por tanto, cualquier empleado de la empresa autorizado para elaborar este tipo de documentación y autorizado para firmar correspondencia puede firmar una carta de negativa. Podría ser una secretaria, un abogado, un jefe o un especialista de un departamento.
Una carta se puede enviar de diferentes formas, pero es mejor elegir aquella a través de la cual se envió el mensaje original. La forma más aceptable es enviarlo por Correos de Rusia, pero en este caso debes llevarlo registrado con un recibo, también puedes utilizar la entrega a través de un representante o mensajería (este método garantiza una entrega más rápida). También es aceptable utilizar fax, medios de comunicación electrónicos e incluso redes sociales o mensajería instantánea (pero sólo con la condición de que el propio remitente de la carta inicial utilice este método de comunicación).
Si necesita crear una carta de negativa a cooperar, mire su modelo y sus comentarios.
Al escribir una carta de negativa a participar en un evento, utilice las pautas anteriores para una carta de negativa a cooperar. Todo en la carta es estándar, pero obligatorio: información sobre el remitente y el destinatario, luego la apelación, la negativa en sí con una mención de la propuesta recibida para participar en el evento y una indicación obligatoria de las circunstancias que sirvieron como motivo de la respuesta negativa, luego la firma y la fecha.
No sólo la empresa puede recibir una carta de denegación. En algunos casos, puede ser expresado por una persona que no tiene nada que ver con la empresa: por ejemplo, un aspirante a un puesto. Si usted es esa persona, formule la denegación también de acuerdo con las normas y reglamentos de la documentación comercial. Utilice un lenguaje cortés, indique el nombre del trabajo que se le ofrece, así como el motivo por el que lo rechaza (no olvide que el potencial empleador puede reconsiderar los términos del trabajo que se le ofrece). Al final, asegúrese de firmarlo y fecharlo.
