Цей звіт допомагає в будь-який момент часу отримати зведену або детальну інформацію про негативні залишки на 41 рахунку. Результат роботи звіту виводиться з деталізацією за умовчанням (див. рис.1)
Т.к. звіт повністю написаний з використанням схеми компонування даних, то користувачеві не важко змінити розрізи звіту з режиму користувача (див. рис.2)
Зовнішній звіт призначений для конфігурації «1С:Бухгалтерія підприємства 8, редакція 3.0» та «Редакція 3.0 (КОРП)», що працює на платформі версії 8.2 в режимі «КЕРУВАНИЙ ДОДАТОК».
Термін дії безкоштовної підтримки: 1 місяць.
Негативні залишки завжди є головним болем будь-якого бухгалтера. Негативні залишки за рахунком 41 подвійно посилюють цю ситуацію. Цей звіт швидко і наочно показує всю "почервоніння" по 41 рахунку у зручній та наочній формі. Причому любий негативний залишок за 41 рахунком, може бути розшифрований за допомогою звітів «Аналіз субконто» та «Картка рахунка». При цьому, комбінуючи використання даних звітів можна опуститися прямо до рівня документів-реєстраторів, що викликали рух товару. Для цього достатньо натиснути на потрібну цифру у звіті і вибрати звіт для розшифровки.
За численними побажаннями користувачів, створено окрему версію звіту «Контроль негативних залишків за рахунками ТМЦ», в якій додано можливість контролю негативних залишків, не лише за 41 рахунком, а й іншими основними рахунками руху ТМЦ:
Рахунок 07 Обладнання для встановлення
- Рахунок 08.04 Придбання об'єктів основних засобів
- Рахунок 10 весь, крім 10.07 (Матеріали, передані у переробку на бік)
- Рахунок 21 Напівфабрикати власного виробництва
- Рахунок 41 весь, крім 41.12 (Товари в роздрібній торгівлі (у НТТ за продажною вартістю))
- Рахунок 42.01 Торгова націнка в автоматизованих торгових точках
- Рахунок 43 Готова продукція
Також, пригадаємо, що негативні залишки можуть виникати не лише за рахунками руху ТМЦ, а й за рахунком ВМД. Якщо у вас є потреба в контролі і цього рахунку теж, рекомендуємо вам ознайомитися із зовнішнім звітом
ТОВ "Інфостарт" гарантує Вам 100% повернення оплати, якщо програма не відповідає заявленому функціоналу з опису. Гроші можна повернути в повному обсязі, якщо ви заявите про це протягом 14 днів з дня надходження грошей на наш рахунок.
Програма настільки перевірена в роботі, що ми цілком впевнено можемо дати таку гарантію. Ми хочемо, щоб усі наші покупці залишалися задоволені покупкою.
На торгових чи виробничих підприємствах у бухгалтерському обліку в обліковій системі "вискакують" негативні залишки. Вони відбивають надмірно списаний товар/матеріали.
Які причини їхнього виникнення?
Найчастіше найпоширенішою причиною може бути відсутність проведеного надходження товарів чи введення початкових залишків. Наприклад, придбали товар, але ще не встигли оприбуткувати його в системі, проте його вже встигли продати. А трапляється – товар був оприбуткований, потім переміщений до магазину та проданий, проте хтось скасував проведення документа надходження.
У цій ситуації правильним способом впливу буде перевірка наявності документа надходження на базі. Якщо вона є і не проведена, перевірити заповнення та провести. Якщо документа надходження у базі взагалі немає, необхідно ввести його заднім числом. При цьому слід розуміти, що додавання заднім числом документів у закритому податковому періоді може спричинити зміни сум податків, зокрема ПДВ.
Ще однією поширеною причиною аналізованого нами явища є пересорт чи надлишок одного найменування товару (матеріалу) і при цьому нестача іншого. Наприклад, у програмі в наявності відмічено лише чорний гаманець у кількості 10 шт., а в магазині продавець продає червоний гаманець та оформляє в базі його продаж у кількості 5 шт. У результаті основі залишок чорних гаманців не зменшується, а й у червоних гаманців з'являється наш залишок.
У разі виправлення залишків вирішується в такий спосіб: оформляється оприбуткування одного товару і списання іншого. Для цього створюється документ «Оприбуткування товарів» та в ньому оприбутковується 5 шт. червоні гаманці. Далі створюється документ «Списання товарів» і списується 5 шт. чорні гаманці.
Коли в 1С:Бухгалтерія 3.0 за товаром (матеріалами) існує негативний залишок, то при проведенні документа «Реалізація товарів» виводиться інформаційне повідомлення про те, що цей документ провести неможливо, оскільки відображене в табличній частині документа кількість одиниць перевищує залишок.
Рис.1 Повідомлення в документі за відсутності залишку на складі
Застерігають сигнали в оборотно-сальдовій відомості - негативні залишки виділяються червоним!
Рис.2 Відстеження ОСВ
Налаштувати контроль можна в розділі "Адміністрування", потім натиснути на посилання "Проведення документів".
Рис.3 Налаштування
Для відключення контролю потрібно активувати прапор на параметрі "Дозволити списання запасів за відсутності залишків за даними обліку".
Рис.4 Дозвіл до списання одиниць за негативних показників залишку
Трапляється, для термінового продажу товару, який також терміново треба відвантажити, треба на якийсь час відключити контроль. Документ «Реалізації» проводиться в системі, а потім контроль знову вмикається. Потім обов'язково треба не забути провести аналіз залишків, щоб виправити помилку в обліку, через яку виник негативний товар.
Для того, щоб контролювати залишки в розрізі складів, треба налаштувати за ними аналітику в параметрах обліку через адміністрування.
Рис.5 Параметри
Тиснемо «Налаштування плану рахунків».
Рис.6 Параметр налаштування
Тиснемо «За номенклатурою, партіями і складами (за кількістю та сумою)».
Рис.7 Параметри обліку запасів
Під час встановлення аналітики, натиснувши «За складами (місцями зберігання)», вибираємо, як вести облік.
Рис.8 Активація аналітики за складами
Якщо вибрано налаштування «за кількістю та сумою», відповідно, облік буде в кількісному та сумовому обліку за складами окремо, а якщо – «за кількістю», то лише кількісний у розрізі кожного складу, а суми списання визначаються шляхом поділу ціни запасів на всю кількість на всіх складах.
Звіт "Контроль негативних залишків" використовується для аналізу виявлених негативних залишків товарів організацій. Відкрити його можна через "Склад - Контроль негативних залишків".
Рис.9 Звіти контролю залишків
Рис.10 Форма контрольного звіту
У налаштуваннях звіту можна вказати, за якими даними будувати звіт, наприклад, групувати дані щодо Організації, Складу, Документу списання, Номенклатури та ін.
Рис.11 Налаштування контрольного звіту
У відборі можна вказати, за якими даними формувати звіт, наприклад, з якогось певного складу чи проблемної номенклатури.
Рис.12 Відбори у контрольному звіті
Рис.13 Формування контрольного звіту
Негативні залишки є своєрідним індикатором помилок в обліку. Важливо постійно відстежувати залишки на складах та своєчасно виправляти їх. Некоректні залишки створюють проблеми для оперативної роботи користувачів, а також можуть стати причиною неправильного розрахунку собівартості, переоцінки та інших важливих показників бухгалтерського обліку.
Негативні залишки в 1С - це мінусове сальдо на рахунках обліку ТМЦ. Такі залишки означають, що списання товарів, матеріалів та продукції було проведено без достатньої кількості запасів на складі. Контроль негативних залишків 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 дозволяє керувати можливістю відвантаження без наявності ТМЦ на складі.
У повсякденній роботі бухгалтеру часто потрібно відвантажити товар, навіть якщо товару ще немає на складі. Проведення реалізації у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 у таких випадках можливе за певних налаштувань. Але майте на увазі, у бухгалтерському обліку при цьому не буде списано собівартість товарів. Для таких реалізацій потрібно повторне проведення, його треба зробити після того, як товар надійде на склад і бухгалтер відобразить це в обліку. Тут читайте покрокову інструкцію з обліку ТМЦ в 1С 8.3. Далі читайте інструкцію для контролю негативних залишків на 1С 8.3 Бухгалтерія.
За замовчуванням програма 1С налаштована так, що ви не зможете провести реалізацію без товару на складі. Але спеціальне налаштування дозволяє відключити в 1С контроль залишків. Для того, щоб вимкнути контроль залишків у 1С 8.3 Бухгалтерія зайдіть у розділ «Адміністрування» (1) та клацніть на посилання «Проведення документів» (2). Відкриється вікно налаштування проведення.
У вікні встановіть галочку навпроти напису «Дозволити списання запасів за відсутності списання МПЗ, заліку авансів та погашення заборгованості» (3). Тепер ви зможете проводити документи реалізацій, навіть якщо товару ще немає на складі.
Така настройка діє всім організації, якими ви ведете облік у цій базі 1С. Не можна однією з організацій контроль залишків включити, а в інший вимкнути.
Якщо ви включили дозволи списання за відсутності залишків, то потрібно контролювати, щоб негативних залишків не було. Якщо вони є, то причини можуть бути такі:
Щоб виявити негативні залишки в 1С 8.3, є спеціальний звіт про нього в наступному кроці.
Якщо дозвіл списання за відсутності залишків включено, необхідно регулярно контролювати негативні залишки. Особливо актуальний такий контроль, коли потрібно вважати собівартість на формування управлінської та податкової звітності.
Негативні залишки в 1С 8.3 контролюють за допомогою спеціального звіту - "Контроль негативних залишків". Щоб його сформувати, зайдіть в розділ «Склад» (1) і натисніть посилання «Контроль негативних залишків» (2). Відкриється вікно звіту.
У вікні звіту вкажіть вашу організацію (3) та період (4), за який ви хочете переглянути негативні залишки. Далі натисніть кнопку "Сформувати" (5). Звіт буде сформовано.
У звіті вказано:
Негативних залишків на кінець періоду за рахунками ТМЦ не повинно бути. У звіті сформовано показники, які допоможуть вам виявити такі помилки.
1С- Програма гнучка. При достатньому рівні прав дозволяє користувачеві проводити документи з товаром, якого немає у наявності. Таким чином, у програмі виникають негативні залишки. Сказати однозначно, що цього не можна допускати – ні, а те, що це неправильно і те, що це помилка – так.
Чому користувачам іноді може знадобитися проведення залишку мінус?Якщо у вас не ювелірний завод, у 99% залишки товару на складі (фактичні) не збігаються із залишками у програмі. І це означає, що з виписці товару зі складу чи магазину за фактом виникнуть труднощі з випискою видаткових документів. Програма не зможе провести операцію "в мінус", якщо користувач має обмеження. Позаштатна ситуація, що виникла, безсумнівно призведе до простою, затримки, з'ясування причин і т.д. Але не кожна компанія може дозволити собі просту або затримку, якщо, наприклад, це призведе до додаткової оплати простою найманого автотранспорту або штрафів за несвоєчасну доставку товару покупцю. Якщо витрати від простою значно більші, ніж витрати від неточних оперативних залишків доцільно дозволити користувачеві проведення товару мінус. Ми хочемо сказати, що політика прав та заборон у 1С не повинна накладати негативний негативний відбиток загалом на бізнес-процеси компанії. Важливо зрозуміти різницю між вимушеними, правильними заходами обмеження та "палицами в колесах". Оцінку даному питанню повинні дати керівники відділів, які безпосередньо відповідають за бізнес-процеси та фінансові результати компанії.
Отже, розглянемо коли наявність прав проводити товар у мінус виправдано:
Витрати від невчасного виконання бізнес-процесу значно більше, ніж витрати від неправильних залишків у програмі
Відображення операцій на програмі відстає від фактичного руху товару складі. Наприклад: прийнята зворотна тара від покупців, вивантажена на тарний склад і завантажена комірником у машину, що приїхала, постачальника тари. Операціоністи не встигають провести операції з віку вту тарі в 1С, відповідно не можуть зробити витрату постачальнику, тому що немає залишків. У цій ситуації або буде простий на складі, або тара буде відвантажена не в цій поставці, що призведе до заняття додаткових складських площ.
На складі давно не проводилася інвентаризація, тому деякі номенклатурні позиції зберігаються із неправильним залишком. Перерахувати склад неможливо, оскільки операції із товаром здійснюються 7 днів на тиждень. Відповідно зупинка складу для перерахунку на 1-3 дні, а відповідно зупинка відвантажень товару покупцям тягне більші втрати, ніж незначні неточності в товарних залишках.
Коли проведення товару в мінус невиправдане:
Проведення продукції в мінус призведе до непоправного ланцюжка подальших помилок.
Товар дуже дорогий. Навіть продаж однієї одиниці товару в мінус означає те, що на складі або пересортиця або недостача у великих розмірах. Розгляд цієї помилки має бути негайним. Наприклад, найдорожча група товарів: промислове обладнання, автомобілі, комплектуючі.
Неправильна відпустка товару призведе до подальшої неправильної калькуляції та собівартості.
Як виникають мінусові залишки у 1С?
Якщо права користувачів у програмі налаштовані правильно негативних залишків, виникнути не може. До розширених прав проведення товару в мінус належать:
Можливість редагувати документи заднім числом
У користувача в налаштуваннях додаткових прав включено можливість проводити документи без контролю негативних залишків
У компанії розподілена база даних 1С. Під час обміну даними відбувається некоректне списання залишків. Той випадок, коли той самий товар списали в різних вузлах (філіях) інформаційної бази.
Внутрішня помилка бази даних 1С
Пошук помилок та мінусових залишків у 1С
Найзручніше шукати мінуса в 1С за допомогою групового перепроведення документів. При виконанні цієї обробки у службових повідомленнях спливуть усі мінуси та недоліки.
Також ще можна скористатися звітом "Відомість товарів на складах". Для цього її ніжно належним чином налаштувати. Обов'язково виведіть у групування номенклатуру, а під нею документ-рух. Прокручуючи відомість ви побачите мінуса по кінцевому залишку, ухваліть рішення що з ними робити. Зазвичай відсутній товар оприбутковують, а замість нього щось списують. Роблять міні-інвентаризацію, якщо немає змоги провести повноцінну.
Натисніть на картинку, щоб збільшити зображення
Таким чином відомі основні причини мінусових залишків та способи їх пошуку та усунення.
У своїх відеоуроках я часто говорю про те, що базу 1С потрібно обов'язково підготувати до закриття періоду та складання звітності. І один із важливих пунктів такої підготовки – це контроль негативних залишків товарів, матеріалів та готової продукції. Якими звітами потрібно скористатися, щоб перевірити стан рахунків обліку ТМЦ у 1С: Бухгалтерії? Давайте розглянемо деякі з них.
1. Звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку»
Багато бухгалтерів звикли працювати з оборотно-сальдовою відомістю за рахунком. Цей звіт дійсно можна використовувати для контролю залишків ТМЦ, тільки потрібно переконатися, що в налаштуваннях встановлено відображення кількісних показників.Потім уважно переглядаємо звіт та аналізуємо виявлені помилки
Оборотно-сальдова відомість зручна тим, що дозволяє оцінити як наявність негативних кількісних залишків, а й виявити інші проблемні ситуації:
- кількісний залишок ТМЦ без суми;
- сумовий залишок без кількості;
- Негативний сумовий залишок.
Однак, якщо в обліку задіяна велика кількість номенклатурних позицій, то така перевірка може бути досить складною. До того ж, ОСО доведеться формувати для кожного рахунку обліку окремо (10, 41, 43), що теж дещо ускладнює процес роботи.
2. Звіт "Контроль негативних залишків"
У конфігурації 1С: Бухгалтерія підприємства 8 редакції 3.0 передбачено звіт, який ідеально підходить для контролю негативних кількісних залишків ТМЦ. Розташований звіт на вкладці «Склад».
Вказуємо період, організацію та формуємо звіт.
До звіту потрапляють лише номенклатурні позиції, якими виявлено негативний кількісний залишок. Великим плюсом є те, що аналізуються дані з усіх рахунків обліку ТМЦ. Працювати зі звітом, на мій погляд, зручніше, ніж із ОСВ.
Але є й мінус – звіт дозволяє контролювати лише негативні кількісні залишки, залишаючи за кадром інші проблеми, що дозволяє виявити ОСВ.
3. Звіт «Аналіз субконто»
Про цей звіт я розповідала вже неодноразово. Аналіз субконто - один із моїх улюблених звітів, який дозволяє не тільки виявити помилки, а й у багатьох ситуаціях зрозуміти їхні причини.
Вибираємо субконто "Номенклатура", перевіряємо, щоб у налаштуваннях звіту було включено відображення кількісних показників.
Аналіз субконто хороший тим, що дозволяє отримати інформацію про рух ТМЦ за всіма рахунками обліку. Наприклад, відстежити ситуації, коли товар надійшов однією рахунок обліку, а був реалізований – з іншого.
Проте за велику кількість номенклатури аналізувати дані може бути складно.
Докладніше про роботу з цим звітом я розповідала у відеоуроці Як працювати зі звітом "Аналіз субконто" у 1С-ВІДЕО.
Таким чином, кожен із розглянутих звітів має свої плюси та мінуси. У роботі я рекомендувала б їх комбінувати:
- знайти грубі помилки звітом "Контроль негативних залишків";
- потім переглянути ОСО за всіма рахунками обліку ТМЦ;
- для виявлення причин некоректного сальдо скористатися звітом "Аналіз субконто".
Цікаві приклади, пов'язані з пошуком та виправленням помилок при обліку ТМЦ, я також розбирала у двох корисних відео:
