Ставится ли печать на приказах организации в 2019 году? Рассмотрим правила использования этого реквизита на распорядительных документах.
Читайте в нашей статье:
Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.
Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.
Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от .
Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.
Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:
Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.
На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.
Перечислим разновидности печатей:
Сфера использования печатей регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена ). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.
Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.
Обратите внимание
Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.
В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.
Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.
Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.
Лучше всего, когда работодатель вводит инструкцию, регламентирующую использование печатей. Сначала устанавливается список документов, заверяемых данным реквизитом. Список не является конечным, в него можно будет внести необходимые изменения. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях.
Далее разрабатывается инструкция применения печатей. В ней указываются правила проставления, хранения и утилизации штампов, фиксируются правила хранения. Инструкция создается как дополнение к уставу организации либо как отдельный документ.
С 7 апреля 2015 года коммерческие фирмы (ООО и акционерные общества) могут использовать печать по своему усмотрению. Теперь печать – это право фирмы, а не ее обязанность (Закон от 06.04. 2015 г. № 82-ФЗ). Бухгалтеры стали задавать вопросы, как же реагировать на подобное изменение. Отвечаем на самые популярные из них.
Нет. Отказ от печати – это новое право коммерческих организаций, а не обязанность. Руководителю компании нужно самому решить, использовать печать в работе дальше или отказаться от нее. Если вы привыкли работать с печатью, по-прежнему можете изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Заменить печать вы можете, электронной подписью, специальными фирменными бланками организации. Или же голографическими печатями.
Для этого вам потребуется внести изменения в устав организации. Дело в том, что сведения о наличии печати закреплены именно в этом документе. А вот, если вы создаете новую компанию, информацию о наличии печати в устав сразу можете не включать.
На сегодняшний день официальных разъяснений по этому вопросу нет. Но в ФНС, ПФР и ФСС пояснили следующее. После вступления в силу закона компания вправе передавать в налоговую и фонды любые документы без печати. Единственная просьба проверяющих – если фирма решила отказаться от печати, известить их об этом в письменном виде. Письмо можно составить в произвольном виде.
В числе обязательных реквизитов печать не указана (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12. 2011 № 402-ФЗ).Поэтому печать на первичном документе проставьте если:
– компания использует самостоятельно разработанную форму документов, и она предусматривает наличие печати;
– фирма использует унифицированную форму, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений или изменения не касаются печати;
– при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
В любых договорах (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также вы можете не ставить. Ставьте печать только тогда, когда это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Пока еще не ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу (увольнении) опасно. И вот почему. В правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). А вот в трудовых договорах с 7 апреля 2015 года ставить печать не обязательно.
Совет редакции
Не спешите пока отказываться от печати. В особенности тем фирмам, в которых печать уже имеется. Лучше дождитесь официальных разъяснений чиновников, чтобы знать, как теперь работать без печати.
О том, может ли ООО работать без печати, стоит рассмотреть более подробно, ведь ФЗ №82 2015 года, оставит множество вопросов для представителей компаний. В частности, упомянутый закон снял обязательства с АО и ООО оформлять собственную печать. Инициаторы законопроекта в свое время уверили, что нововведение уменьшает срок регистрации компании и позволяет пройти бюрократические процедуры в течение одного дня. На самом деле, последствия такой инициативы многим организациям «вылезли боком». О чем идет речь, поговорим ниже.
Рассматривая законодательство 2018 года, и сравнивая его с прошлогодними законами, можно прийти к мнению об отсутствии больших различий. В основе лежит все тот же ФЗ №82, благодаря которому применение печати не является обязательным. Если ООО приняло соответствующее решение и не применяет оттиск в работе, это должно найти отражение в уставе организации.
Более точные ответы можно почерпнуть из серии приказов, которые выпущены в конце 2016-го Минтруда (номера 648, 588, а также 589). С их помощью удалось разъяснить ряд моментов, в том числе по отношению к документальной базе.
Рассмотрим ситуацию из реальной жизни. К примеру, ООО не применяет печать, но в определенный момент требуется оформление справки о доходах для начисления пособия работнику. В этом случае придется приложить бумаги, которые бы подтверждали права должностных лиц подписывать справку. Это может быть свидетельство о госрегистрации или паспорт физлица. Кроме того, при наличии запроса с ФСС может потребоваться предоставление этих же бумаг.
Благодаря приказам, удалось решить еще один важный нюансы — потребность в наличии печати на страницах трудовой книжки. Ранее Минтруда обязывало ставить оттиск даже в том случае, если компания не применяла такой инструмент в своей деятельности. С учетом имеющихся разъяснений печать должна предоставляться тем обществам, которые ее используют. В остальном правила и нормы для 2017 года остались без изменений.
В законе об ООО и АО четко оговариваются данные, которые должны быть отражены на печати организации. Сюда входит полное название общества, местонахождение (населенный пункт), а также действующая организационно-правовая форма. Название должно прописываться на русском или другом языке. Больше в законе никакой информации на этот счет не дается. По собственному желанию фирма вправе добавить ряд дополнительных данных — ИНН, ОГРН, КПП и другие.
В законе указан ее только перечень реквизитов, которые должны отражаться на оттиске, но и другие параметры, к примеру, размер печати. Вот почему специальные мастерские в процессе деятельности опираются на требование ГОСТ, которые применяются к печатям. На дополнительных оттисках может быть информация, в отношении какой службы или бумаг она применяется. Что касается формы, она бывает различной — круглой, прямоугольной, овальной и так далее.
Ранее ООО должны были регистрировать печать в период создания компании, а также заниматься утверждением ее эскиза. Сегодня в этом нет необходимости, а подобные требования не описаны ни в каких законодательных актах. Это значит, что обществу не нужно получения уведомления или разрешения в государственных структурах о введении в действие печати.
Несмотря на определенные послабления, к применению оттиска нельзя относиться «спустя рукава», ведь это один из главных деловых элементов любой компании. Более того, государственные структуры рекомендуют создавать каждому ООО инструкцию о применении архивного дела и оборота документов с учетом ГОСТа.
В инструкции может быть отражена следующая информация:
Печати должны храниться и выдаваться другому лицу после внесения записи в журнал и под расписку. Если печать не применяется, ее необходимо запереть в специальный ящик.
Как отмечалось в начале статьи, с апреля 2015 года применение оттиска в работе компании перешло из категории обязательств в сектор права. С этого момента каждая организация может сама принимать решение о необходимости использования печати. Но в некоторых законах можно найти информацию, согласно которой применение оттиска является обязательным. Это касается РКО, БСО, а также ПКО.
В остальных бумагах, которые относятся к этой категории, в наличии оттиска нет необходимости. Главное, чтобы эта информация нашла отражение в уставе компании. Организация вправе ставить оттиск в наиболее важных бумагах — первичных документах, отчетности для ФНС, трудовых книжках персонала и прочих документах.
Отдельное внимание стоит уделять договорам. Если в соглашении, которое было оформлено ранее, было указано обязательное наличие печати, придется проставлять оттиск и в будущем или оформлять дополнительный договор, где этот пункт будет исключен.
Если говорить в целом, отмена печати является больше плюсом, чем минусом для компании, ведь видна тенденция постепенного отхода от оформления документов. Современные технологии не стоят на месте, появляются новые варианты идентификации личности, а сам оборот бумаг постепенно переходит в электронный формат.
К примеру, при отправке отчетности в ФНС все чаще применяется цифровая подпись, а при рассмотрении дел в суде печать воспринимается с позиции дополнительного реквизита, а обязательств по установке оттиска нет. Кроме того, с 2013 года ООО получили право лично создавать бланки первичных документов, а единственным условием их применения стала фиксация в учетной политике.
Так что компании в начале деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения. В последнем случае высок риск столкнуться с рядом сложностей, которых в последние годы становится все меньше.
Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.
Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.
Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.
Всего выделяют три основные разновидности печатей:
Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.
Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в .
Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.
Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, с регистрационным номером.
Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.
На иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.
Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.
Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.
Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:
Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.
Сначала определяются с , которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.
Оптимальное решение – сделать подобную приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.
Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.
У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.
Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.
Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.
Специальный ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.
Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.
Заверение печатью обязательно только для тех , которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.
Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.
Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.
Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:
Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.
На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его . Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.
Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Интересно бы понять, сколько всего гербовых печатей может быть по закону на одном предприятии. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда кем-то выдаются справки предприятия с гербовой печатью, хотя предприятие уже давно закрыто.
Ответить
Много лет проработал делопроизводителем в государственной организации. Особые требования предъявлялись только к гербовым печатям. их нужно было утверждать в вышестоящей организации. К уничтожению тоже предъявлялись особые условия. А вот простые печати можно было заказывать сколько угодно штук.
Ответить
Печать должна быть у каждого юридического лица. Эта норма закреплена в законе. ООО, ЗАО, ОАО и другие организации должны использовать круглую печать, оттиск которой включает полное фирменное наименование предприятия на русском языке и ссылку на место его территориального размещения. Фирменное имя может быть указано и на иностранном языке.Оттиск печати значится в перечне реквизитов документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят 03.03.2003). В то же время печать, к примеру, не включается в перечень обязательных реквизитов ряда первичных учетных , за исключением банковских бумаг, приходного кассового ордера, документов на отгрузку и т.д.Обязательно закрепляется печатью договор, если это оговорено в самом договоре особым условием или если на бланке указываются две буквы «МП» («Место печати»). То же самое касается актов выполненных работ (услуг). Предусмотрено использование печати и на доверенности, которая дается организацией сотруднику (эта позиция указана в Гражданском Кодексе РФ - п. 5 ст. 185).Отсутствует требование по наличию печати в некоторых формах бухгалтерской отчетности (положения приказов Минфина России от 22.07.2003 N 67н и от 02.07.2010 N 66н), однако, согласно Приказам Минфина России от 15.10.2009 N 104н и от 05.05.2008 N 54н, формы налоговых деклараций (по НДС, налогу на прибыль и других) должны быть заверены печатью. Обязательное заверение печатью организации предусмотрено для важнейших : первой страницы трудовой книжки, командировочного удостоверения (форма N Т-10), акта о приеме работ по срочному трудовому договору (форма N Т-73). В Трудовом кодексе РФ (ст. 57) требование печати на трудовом договоре не прописано, но на практике печать обычно ставится.С учетом того, что существует множество документов, по которым нет однозначного решения по наличию или отсутствию печати, организации следует разработать собственный приказ (положение, инструкцию), в котором необходимо прописать перечень документов, требующих удостоверения печатью. Примерный их перечень перечислен в ГСДОУ (Государственной системе документационного обеспечения управления - 1988, 1991 гг.).Варианты могут быть следующими:- акты (выполненных работ, экспертизы, списания, приема объектов и т.д.);- нормы расхода (например, на драгметаллы);- образцы оттисков печатей, а также образцы подписей работников, которым дано право совершать финансово-хозяйственные операции;- гарантийные письма;- переписка с руководством и структурами различных государственных органов (например, с налоговой службой, внебюджетными фондами и т.д.).Печать можно изготовить не одну, а несколько (закрепив этот факт документально) - для каждого обособленного подразделения организации. У каждой печати будет свое конкретное предназначение - для пропусков, для документов, для счетов-фактур. Печать на документе нужно ставить в том месте листа, где стоит «МП» («Место печати»). Если его нет, печать проставляется так, чтобы оттиск перекрывал часть слова - обозначения должности лица, завизировавшего документ. При этом подпись должна быть четко различима, как и вся информация с оттиска печати.
Источники:
Наличие на документе печати свидетельствует о его важности, подлинности и официальном статусе. Однако в процессе деятельности предприятий время от времени возникают вопросы относительно того, куда и какую печать следует ставить.
В первую очередь, правила проставления печати зависят от ее типа и принадлежности. Так, на документы государственных учреждений ставится гербовая печать с изображением двуглавого орла. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели заверяют документы стандартным круглым оттиском, содержащим наименование (фамилию, имя и отчество), регистрационные данные и, по желанию, .Помимо основной печати, которая применяется для особо важных и стратегических целей: создания и внесения изменений в учредительные документы, заключения договоров, оформления платежных поручений и чеков, официальных писем, и т.д., можно изготовить и дополнительные: для справок, финансовых документов, отдела кадров. При этом их назначение должно быть указано на оттиске.Основной печать ю заверяют подписи первых лиц - директоров и их заместителей, а дополнительными – сотрудников соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров и т.д.). Оттиск нужно проставлять таким образом, чтобы он частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, а подпись и реквизиты печати были хорошо видны. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР 23.05.1988 года предусматривает перечень документов, на которые ставится основная или гербовая печать . Более новой редакции нет, но применительно к настоящему моменту он примерно следующим образом:- акты;- доверенности;- договоры; - заключения, ;- заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта, исковые и т.д.);- командировочные удостоверения;- образцы оттисков печатей и подписей; - письма;- платежные поручения, требования, чеки, на перевод валюты и т.д.;- положение об организации;- ;- сметы расходов;- соглашения;- справки (архивные, лимитные, о выплате страховых сумм, о зарплате и т.д.);- спецификации;- титульные списки;- удостоверения;- организаций;- штатные расписания.Чтобы исключить возможные недоразумения при пользовании печатями, предприятиям желательно сами определить список документов, а также перечень лиц и образцы подписей, которые требуют заверения печать ю. Кроме того, существуют унифицированные формы документов с реквизитом «М.П.» - . В таких случаях обычно не возникает вопросов о том, куда ставить печать , но нужно соблюдать общее правило: оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.
Источники:
Ударение в русском языке нефиксированное, то есть оно не падает всегда на какой-то определенный слог, как, например, в венгерском или финском языках. Определенных правил того, как ставить , тоже не существует, поэтому вопросы русского произношения зачастую волнуют не только иностранцев, но и самих носителей языка.
Нередко люди, слышащие русский язык с детства, полагают, что у них нет проблем с расстановкой ударений. Но так ли это? Проверьте, правильно ли вы произносите слова, которые относятся к категории наиболее «проблемных»: алфавИт, баловАть, бряцАние, вероисповЕдание, ворожеЯ, диспансЕр, заржАветь, звонИть, Иконопись, каталОг, килоМетр, квартАл, кОмпас, мизантрОпия, нАбело, Обнял, процЕнт, сантимЕтр, облегчИть, придАное, свЁкла, созЫв, освЕдомиться, сосредотОчение, пломбировАть, принУдит.В словах « », «порты», «банты», «борты», а также в их формах, всегда ставится на первый слог. А вот слова «
