Η εσωτερική ροή εγγράφων των περισσότερων εταιρειών έχει από καιρό αυτοματοποιηθεί με ποια μέσα και πόσο βαθιά είναι ένα άλλο ερώτημα, αλλά δεν υπάρχει πλέον καμία ανάγκη να αποδειχθούν τα πλεονεκτήματα της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα. Σήμερα, οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για «χωρίς χαρτί» αλληλεπίδραση σε διεταιρικό επίπεδο και το πιο σημαντικό σε αυτό το θέμα είναι να συμφωνήσουν με τον αντισυμβαλλόμενο για μια νέα διαδικασία ανταλλαγής.
Σε αυτή τη διαδικασία, είναι σημαντικό να κάνετε δύο βήματα προς τα εμπρός:
Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητη η ενημέρωση των εταίρων για τη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης εγγράφων μέσω της υπηρεσίας EDI.
Φυσικά, κανείς δεν θα αναγκάσει τους εταίρους σε μια νέα μορφή εργασίας χωρίς εξήγηση. Στο πρώτο στάδιο, κατά κανόνα, οι εμπνευστές της μετάβασης στην ηλεκτρονική ανταλλαγή αποστέλλουν μαζικές ταχυδρομικές επιστολές καλώντας τους να ξεκινήσουν την ανταλλαγή και δημοσιεύουν σχετικά δελτία τύπου στον ιστότοπο. Όμως όλες οι λεπτομέρειες συζητούνται ήδη κατά τη διάρκεια προσωπικών συναντήσεων ή τηλεφωνικών συνομιλιών.
Παράδειγμα ειδήσεων σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων
Ο ίδιος ο χειριστής του ΕΤΑ μπορεί να βοηθήσει στην πρόσκληση αντισυμβαλλομένων, ειδικά αν μιλάμε για έναν στρατηγικά σημαντικό εταίρο. Εάν χρειαστεί, πραγματοποιούνται επιχειρηματικές συναντήσεις με παρουσιάσεις, συζητούνται μεμονωμένες βελτιώσεις, ενοποίηση και τεχνικές λύσεις.
Το επόμενο βήμα είναι να εξασφαλιστεί μια οργανωτική διαδικασία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Αν και αυτό το μέτρο δεν είναι καθόλου υποχρεωτικό, η σαφής κατανόηση των διαδικασιών και του προσανατολισμού ως προς τους όρους δεν είναι περιττή. Κατά κανόνα, οι εταιρείες συνάπτουν συμφωνία ή συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων ή προσθέτουν μια πρόσθετη ρήτρα στην υπάρχουσα συμφωνία.
Μαγειρέψτε μόνοι σας νέο έγγραφοδεν απαιτείται, απλώς ζητήστε μια συμφωνία ή ένα υπόδειγμα σύμβασης από τον χειριστή του ΕΤΑ. Τις περισσότερες φορές, τα τυπικά έγγραφα είναι ήδη αναρτημένα στους ιστότοπούς τους, όπως γίνεται με το Synerdocs, απλά πρέπει να κάνετε λήψη και να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
Παράδειγμα ρήτρας ηλεκτρονικής ανταλλαγής
Η συμφωνία πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις προϋποθέσεις και τη διαδικασία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων: ποια έγγραφα και σε ποια μορφή διαβιβάζονται μέσω της υπηρεσίας, τον τύπο της ηλεκτρονικής υπογραφής, ποιες εταιρείες επιλέγονται ως χειριστές του ΕΤΑ. Επιπλέον, αναφέρονται οι προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση αλλαγών σε αυτή τη συμφωνία, η διαδικασία εξέτασης αμφιλεγόμενων ζητημάτων και διάφοροι περιορισμοί.
Ωστόσο, κατά την κρίση τους, οι εταιρείες προσθέτουν ή αφαιρούν ορισμένα στοιχεία μεγάλους οργανισμούςπεριγράψτε όλες τις λεπτομέρειες όσο το δυνατόν πληρέστερα. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο στη συζήτηση πολλών θεμάτων που αναπόφευκτα προκύπτουν κατά τη σύνδεση αντισυμβαλλομένων. Και σε περίπτωση δυσμενούς συνδυασμού περιστάσεων και νομικών διαδικασιών, μια συμφωνία ανταλλαγής θα επιτρέψει στο δικαστήριο να σχηματίσει γρήγορα μια συνολική αντικειμενική εικόνα αυτής της πτυχής της επιχειρηματικής συνεργασίας.
Υπάρχει η άποψη ότι χωρίς τη σύναψη σύμβασης ή πρόσθετης συμφωνίας, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω της υπηρεσίας δεν θα έχει νομική ισχύ. Αυτό είναι λάθος! Η νομική σημασία της ανταλλαγής διασφαλίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία σε αυτόν τον τομέα: παρακάτω νομικές πράξεις, συμμόρφωση με μορφές εγγράφων και κανονισμούς ανταλλαγής, χρήση ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής.
Μια συμφωνία είναι ένας δείκτης της προτεραιότητας της ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων σε αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους. Εάν αποφασίσετε να το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να υπογράψετε την ίδια τη συμφωνία σε χαρτί, εάν αυτό είναι πιο συνηθισμένο για την εταιρεία. Είτε πρόκειται για ξεχωριστό έγγραφο είτε για ρήτρα της κύριας συμφωνίας δεν έχει σημασία.
Εάν η συμφωνία συναφθεί ηλεκτρονικά, τότε ο ευκολότερος τρόπος είναι μια συμφωνία προσφοράς. Σε αυτή την περίπτωση, το έγγραφο δημοσιεύεται στον ιστότοπο για λογαριασμό της εταιρείας και οι αντισυμβαλλόμενοι απλώς συμμετέχουν στην προσφορά. Η δεύτερη επιλογή, φυσικά, είναι μια ατομική συμφωνία που υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή.
Προκειμένου να διευκολυνθεί το έργο ενός λογιστή, ιδίως για τη σύνδεση της ροής εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας, είναι απαραίτητο να εκτελέσετε μια σειρά ενεργειών: συμπληρώστε μια αίτηση για σύνδεση με τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων του Ταμείου Συντάξεων και συμφωνία με το Ταμείο Συντάξεων για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων 2019. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με αυτές τις λεπτότητες στο υλικό.
Λόγω της πολύ απασχολημένης ροή πληροφοριώνΕίναι πολύ σημαντικό να βελτιστοποιήσετε το έργο ενός λογιστή. Ένας από τους τρόπους επίτευξης αυτού του στόχου είναι η σύνδεση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων. Τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας αλληλεπίδρασης είναι προφανή - δεν χρειάζεται να επισκεφθείτε το Ταμείο Συντάξεων και να υποβάλετε αναφορές, επιπλέον, υπάρχει η ευκαιρία να εντοπιστούν γρήγορα και να διορθωθούν τα σφάλματα.
Η ροή ψηφιακών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων είναι ασφαλής. Σύμφωνα με το νόμο, όλες οι πληροφορίες που εμπλέκονται στη ροή εγγράφων δεν μπορούν να μεταβιβαστούν σε τρίτους.
Για να ξεκινήσει η ροή εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων, ένας οργανισμός πρέπει να συμπληρώσει τα ακόλουθα έγγραφα:
Τα παραπάνω δικαιολογητικά πρέπει να κατατεθούν στο υποκατάστημα του Ταμείου Συντάξεων, με το οποίο μάλιστα θα συναφθεί η συμφωνία. Μπορούν να παρέχονται είτε από τον διαχειριστή είτε από άλλο άτομο βάσει πληρεξούσιου από αυτόν τον οργανισμό. Το πληρεξούσιο μπορεί να συνταχθεί με οποιαδήποτε μορφή πρέπει να περιέχει πληροφορίες ότι αυτό άτομοέχει το δικαίωμα να παραδίδει και να λαμβάνει έγγραφα που σχετίζονται με την εγγραφή σύνδεσης ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων. Ένα τέτοιο πληρεξούσιο πρέπει να υπογράφεται από τον διευθυντή και να τίθεται επίσης η σφραγίδα του ασφαλισμένου οργανισμού.
Πριν από τη συμπλήρωση της αίτησης και της συμφωνίας, είναι απαραίτητο να αποφασίσετε για την επιλογή ενός διαπιστευμένου κέντρου πιστοποίησης ή των εξουσιοδοτημένων εκπροσώπων του, οι οποίοι θα φροντίσουν για την τεχνική πλευρά της σύνδεσης μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών. Για σήμερα, υπεραρκετά.
Όσον αφορά τη συμφωνία για σύνδεση με την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, το έντυπό της μπορείτε να το κατεβάσετε στον ιστότοπο του Ταμείου Συντάξεων.
Η ουσία της δήλωσης είναι ότι ο ασφαλιστής σκοπεύει να πραγματοποιήσει ανταλλαγή εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων. Στην κεφαλίδα της εφαρμογής πρέπει να υποδείξετε σε ποιο υποκατάστημα υποβάλλετε την αίτηση και παρακάτω - την ημερομηνία από την οποία πρέπει να ενεργοποιήσετε την υπηρεσία. Στη συνέχεια συμπληρώστε τις παρακάτω πληροφορίες:
Αφού συμπληρωθούν τα στοιχεία για τη νομική οντότητα, είναι απαραίτητο να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με το επιλεγμένο κέντρο πιστοποίησης ή τον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του.
Τέλος, ο αιτών υπογράφει και σφραγίζει το έγγραφο, επιβεβαιώνοντας έτσι την αποδοχή των όρων.
Μετά την παραλαβή της αίτησης, οι υπάλληλοι του τμήματος πρέπει να υποβάλουν Συμφωνία για τη σύνδεση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών. Αυτό το έγγραφο πρέπει επίσης να συμπληρωθεί. Το Ταμείο Συντάξεων μπορεί να αφιερώσει από μία εβδομάδα έως ένα μήνα για να εξετάσει την αίτηση. Εάν υπάρχουν λάθη στα στοιχεία του ασφαλισμένου, η αίτηση δεν θα γίνει δεκτή.
Οι υπάλληλοι του Ταμείου Συντάξεων θα επιστρέψουν μια λανθασμένα συμπληρωμένη φόρμα για διόρθωση, οπότε να είστε προσεκτικοί. Εάν λάβατε έντυπο από το Ταμείο Συντάξεων, τότε συνήθως τα στοιχεία του επιθυμητού τμήματος έχουν ήδη συμπληρωθεί. Εάν κατεβάσατε τη Συμφωνία σύνδεσης σε ηλεκτρονική ροή εγγράφων χωρίς τα στοιχεία του Ταμείου Συντάξεων, τότε πρέπει να σημειώσετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υποκαταστήματος του ταμείου στο οποίο υποβάλατε αίτηση. Επίσης, είναι απαραίτητη η συμπλήρωση όλων των στοιχείων του αντισυμβαλλομένου. Μετά από αυτό, πρέπει να υπογράψετε το έγγραφο και να βάλετε μια σφραγίδα. Ένα δείγμα κεφαλίδας για αυτό το έγγραφο φαίνεται παρακάτω.
Σημείωση: η Συμφωνία για τη σύνδεση με την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων του Ταμείου Συντάξεων αναφέρει ότι μπορείτε να υπολογίζετε στην ανταλλαγή πληροφοριών με το Ταμείο Συντάξεων μέσω Διαδικτύου, φαξ και άλλων σύγχρονων συστημάτων επικοινωνίας. Αφού λάβει όλα τα έγγραφα, το τμήμα μπορεί να τα εξετάσει από δύο εβδομάδες έως ένα μήνα.
Προσοχή! Όταν μετακομίζετε σε άλλο ειδικό φορέα, η σύμβαση πρέπει να υπογραφεί εκ νέου. Συμβαίνει ότι δεν απαιτούν όλα τα UPFR να υπογραφεί εκ νέου η συμφωνία, αλλά σύμφωνα με τους κανονισμούς αυτό πρέπει να γίνει.
Μόλις ο αιτών λάβει πίσω υπογεγραμμένα αντίγραφα της αίτησης και της συμφωνίας, μπορείτε να ξεκινήσετε τη ρύθμιση του προγράμματος που κρυπτογραφεί και μεταδίδει τα δεδομένα στο τμήμα ασφάλισης συντάξεων. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, μπορεί να ξεκινήσει η ανταλλαγή.
Δείγμα συμπλήρωσης Αίτησης στο Ταμείο Συντάξεων για σύνδεση ηλεκτρονικής αναφοράς
Τυπική αίτηση αίτησης
Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι ένα σύγχρονο, αναπτυσσόμενο σύστημα ανταλλαγής δεδομένων. Τα κύρια πλεονεκτήματά του:
Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών και υποβάλλονται στο Ταμείο Συντάξεων είναι εμπιστευτικές. Συντάσσεται, διαβιβάζεται και υποβάλλεται σε επεξεργασία σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Για την αποστολή αναφοράς στο Ταμείο Συντάξεων, απαιτείται μία ηλεκτρονική υπογραφή (ES) - αυτή του επικεφαλής της επιχείρησης. Δικαίωμα χρήσης της έχει μόνο ο κάτοχος της ψηφιακής υπογραφής.
Η χρήση τηλεπικοινωνιακών καναλιών σάς επιτρέπει όχι μόνο να υποβάλλετε αναφορές, αλλά και να ανταλλάσσετε ανεπίσημες επιστολές με τη μορφή συνημμένων Ηλεκτρονική Υπογραφή. Η υπηρεσία για άτυπη ροή εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας ονομάζεται "PFR Letters". Σας επιτρέπει να διεξάγετε αλληλογραφία νομικής σημασίας σε ηλεκτρονική μορφή.
Για να υπογράψει μια συμφωνία για την ανταλλαγή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένας οργανισμός πρέπει να προετοιμάσει το ακόλουθο πακέτο εγγράφων:
Τα καθορισμένα έγγραφα μεταφέρονται στη μονάδα PFR που βρίσκεται στην τοποθεσία του οργανισμού. Ο ειδικός που είναι υπεύθυνος για την οργάνωση της ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να αποδεχθεί ολόκληρο το πακέτο τεκμηρίωσης και να το καταχωρήσει. Ένας εκπρόσωπος του οργανισμού λαμβάνει αμέσως πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία και τον αριθμό της συμφωνίας, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν κατά τη μετάδοση αναφορών. Η αρχική συμφωνία εκδίδεται αργότερα - αφού υπογραφεί από το δεύτερο μέρος (PFR).
Εκτός από τα παραπάνω έγγραφα, για την οργάνωση της ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων, είναι απαραίτητο:
Σήμερα, οι εργοδότες των οποίων ο μέσος αριθμός εργαζομένων είναι πάνω από 25 άτομα υποχρεούνται να υποβάλλουν εκθέσεις σε ηλεκτρονική μορφή. Ωστόσο, το ταμείο χαιρετίζει την πρωτοβουλία για σύνδεση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων και από άλλες εταιρείες και μεμονωμένους επιχειρηματίες, ανεξάρτητα από τον αριθμό των εργαζομένων.
Η αίτηση για σύνδεση με την ηλεκτρονική αναφορά με το Ταμείο Συντάξεων πρέπει να συμπληρωθεί μόνο μετά την επιλογή εξουσιοδοτημένου αντιπροσώπου ή κέντρου για την παροχή υπηρεσιών ανταλλαγής δεδομένων. Αυτή η προϋπόθεση είναι υποχρεωτική, καθώς η συμφωνία πρέπει να περιέχει πληροφορίες για αυτήν την εταιρεία. Επιπλέον, πρέπει να παρέχετε τις ακόλουθες πληροφορίες:
Μερικές φορές το έντυπο αίτησης συμπληρώνεται από ειδικούς του επιλεγμένου χειριστή ΕΤΑ μετά την υπογραφή συμφωνίας για την παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Το έγγραφο περιλαμβάνει δύο ενότητες: για νομικά πρόσωπα και για μεμονωμένους επιχειρηματίες.
Το έντυπο συμφωνίας για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων μπορείτε να το κατεβάσετε στον επίσημο ιστότοπο του Ταμείου Συντάξεων. Επιπλέον, το έντυπο μπορεί να ληφθεί από την εδαφική διαίρεση του ταμείου στην τοποθεσία του οργανισμού. Κατά τη συμπλήρωση της συμφωνίας, θα πρέπει να αναφέρετε προσεκτικά όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες. Εάν εντοπιστούν σφάλματα, οι ειδικοί του Ταμείου Συντάξεων θα αναγκαστούν να επιστρέψουν το έγγραφο για αναθεώρηση και να αναβάλουν την προθεσμία σύνδεσης.
Εάν ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος ή επιθυμεί να αναφέρεται στο Ταμείο Συντάξεων σε ηλεκτρονική μορφή, θα πρέπει να συνάψει συμφωνία για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με το ταμείο. Για να γίνει αυτό, πρέπει να επιλέξετε έναν χειριστή - έναν προμηθευτή λογισμικού και να υποβάλετε ένα πακέτο εγγράφων στο Ταμείο Συντάξεων. Έντυπα συμφωνίας και αιτήσεις για σύνδεση με την ηλεκτρονική ροή εγγράφων του Ταμείου Συντάξεων μπορείτε να κατεβάσετε στον επίσημο ιστότοπο του ταμείου.
Για να υποβάλετε αναφορές στο Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας, δεν είναι απαραίτητο να επισκεφθείτε το τμήμα. Τα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν ηλεκτρονικά, να υπογραφούν με βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή και να αποσταλούν μέσω TKS στο Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Πιστέψτε με, είναι γρήγορο, βολικό και αξιόπιστο. Και ο κίνδυνος σφαλμάτων μειώνεται στο ελάχιστο.
Σήμερα ισχύει η υποχρεωτική διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εκθέσεων για τους εργοδότες με μέσος αριθμόςαπασχολεί περισσότερα από 25 άτομα. Ωστόσο, το Ταμείο Συντάξεων ενδιαφέρεται να περάσει στην ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών με όλους τους οργανισμούς και τους μεμονωμένους επιχειρηματίες, ανεξαρτήτως αριθμού.
Ο διαχειριστής ροής ηλεκτρονικών εγγράφων Taxcom μπορεί να συνδέσει τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων την ημέρα που υποδείξατε στην αίτηση, υπό την προϋπόθεση ότι:
Η βεβαίωση καταχωρείται στο Ταμείο Συντάξεων εντός 3 εργάσιμων ημερών από τη στιγμή που ενεργοποιείται η υπηρεσία. Και μετά στήνεται λογισμικό. Εάν χρησιμοποιείτε το σύστημα
Μετά την εγγραφή της δικής σας επιχείρησης, πρέπει να είστε σε στενή επαφή όχι μόνο με την εφορία, αλλά και με άλλους οργανισμούς. Θα ήταν καλή ιδέα να υπογράψετε μια συμφωνία ανταλλαγής με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας - αυτό θα βοηθήσει στην απλοποίηση της διαδικασίας συνεργασίας με αυτόν τον οργανισμό και άλλα ταμεία.
Μια τέτοια συμφωνία υπογράφεται όταν ατομικός επιχειρηματίαςή εκπρόσωπος της LLC σκοπεύει να συνεργαστεί με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτή η μέθοδος εργασίας σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρήματα ένας μεγάλος αριθμός απόχρόνο, κόπο και χρήμα, γιατί τώρα μπορείτε να στείλετε πληροφορίες μέσω ταχυδρομείου.
Μπορείτε να λάβετε ένα δείγμα αυτής της συμφωνίας επικοινωνώντας με το υποκατάστημα του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας στην περιοχή σας. Το έγγραφο μπορεί επίσης να ληφθεί από τον επίσημο ιστότοπο αυτής της δομής. Θα χρειαστεί να το συμπληρώσετε σε δύο αντίγραφα. Και τα δύο αντίγραφα πρέπει να συμπληρωθούν και να εγκριθούν από εκπροσώπους του Ταμείου Συντάξεων, ένα από αυτά θα παραμείνει μαζί σας και το δεύτερο θα πρέπει να δοθεί στο Ταμείο Συντάξεων.
Κατά την αποστολή αναφοράς δραστηριοτήτων, το Ταμείο Συντάξεων θα πρέπει να ελέγχει αυτόματα εάν ο επιχειρηματίας έχει ειδική συμφωνία που υπογράφηκε κατά την εγγραφή του στις φορολογικές αρχές. Τα δεδομένα σχετικά με αυτήν τη συμφωνία πρέπει να αναφέρονται στο σύστημα SBS και πρέπει να προσδιορίζονται όσο το δυνατόν σωστά.
Μπορείτε να ελέγξετε τον αριθμό της συμφωνίας και την ημερομηνία σύναψής της επικοινωνώντας με το τοπικό υποκατάστημα του Ρωσικού Ταμείου Συντάξεων, καθώς και στον επίσημο ιστότοπο του. Όταν εργάζεστε με τον ιστότοπο, πρέπει να αναφέρετε τα προσωπικά σας στοιχεία, αλλά παραμένουν εμπιστευτικά, κανείς δεν θα μπορεί να τα χρησιμοποιήσει για δικούς του σκοπούς και να σας βλάψει.
Το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας θα μπορεί να αποδεχθεί τη συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μόνο εάν έχει συμπληρωθεί σωστά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υποδείξει σωστά όλα τα απαραίτητα στοιχεία ως μεμονωμένος επιχειρηματίας ή LLC. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να συμβουλευτείτε ειδικούς του Ταμείου Συντάξεων.
Το έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με το τοπικό τμήμα του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τον εκπρόσωπό του, και εκεί μπορείτε επίσης να βρείτε πληροφορίες για τον αντισυμβαλλόμενο (πλήρες όνομα, αριθμός εγγραφής, εταιρεία που εκπροσωπεί). Εάν ο κάτοχος της ασφάλισης είναι εκπρόσωπος μιας LLC, θα πρέπει να δηλώσει το μέγιστο πλήρεις πληροφορίεςσχετικά με την επιχείρησή σας.
Σύμφωνα με το υπογεγραμμένο έγγραφο, το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και ο αντισυμβαλλόμενος (ο οποίος αναφέρεται στη συμφωνία ως συνδρομητής) έχουν το δικαίωμα να ανταλλάσσουν έγγραφα χρησιμοποιώντας ειδικά κανάλια τηλεπικοινωνιών. Είναι περίπουσχετικά με τον επίσημο ιστότοπο του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσίας, τους παρόχους Διαδικτύου και άλλα συστήματα.
Για την παροχή εγγράφων ηλεκτρονικά, ένας επιχειρηματίας ή εκπρόσωπος νομική οντότηταπρέπει να έχει ηλεκτρονική υπογραφή. Μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή μπορεί να αντικαταστήσει την πραγματική που χρησιμοποιείται κατά την προετοιμασία έντυπης τεκμηρίωσης. Μπορείτε να ξεκινήσετε την εγγραφή του αμέσως μετά την εγγραφή ενός μεμονωμένου επιχειρηματία ή LLC. Η δημιουργία ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής πληρώνεται για να την αποκτήσει, οι επιχειρηματίες θα πρέπει να πληρώσουν από 5 χιλιάδες ρούβλια.
Όλες οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται μεταξύ οργανισμών είναι εμπιστευτικές, κανείς δεν έχει το δικαίωμα να τις αποκαλύψει. Οι ακόλουθες πτυχές λαμβάνονται υπόψη κατά την ανταλλαγή:
Όλες οι εργασιακές διαδικασίες ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία και Κανονισμοί. Η υπογραφή της συμφωνίας είναι δωρεάν και τα μέρη δεν χρειάζεται να πληρώσουν κρατικά τέλη.
Η συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει ότι ο συνδρομητής θα πρέπει να αγοράσει και να εγκαταστήσει ανεξάρτητα το λογισμικό. Στο μέλλον, ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να κάνει τα πάντα για να διασφαλίσει ότι το λογισμικό λειτουργεί σωστά. Όλες οι πληροφορίες σε μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή πρέπει να προστατεύονται με χρήση κρυπτογραφικών συστημάτων.
Είναι ο συνδρομητής που θα πρέπει να πληρώσει για όλα τα μέσα επικοινωνίας μέσω των οποίων διαβιβάζεται όλο το υλικό εργασίας που σχετίζεται με την έκπτωση των φόρων. Ταμείο Συντάξεων σε σε αυτήν την περίπτωσηδεν χρειάζεται να προσκομίσει έγγραφα που επιβεβαιώνουν την πληρωμή αυτή η διαδικασία εμπίπτει εξ ολοκλήρου στους ώμους του συνδρομητή.
Σε αυτή την περίπτωση, το συνταξιοδοτικό ταμείο μπορεί να βοηθήσει τον συνδρομητή και να του παράσχει μια λίστα με τους οργανισμούς που ασχολούνται με τη δημιουργία και την πιστοποίηση ψηφιακών υπογραφών. Κλειδιά κρυπτογράφησης δημιουργούνται επίσης από αυτές τις επιχειρήσεις: ο αντισυμβαλλόμενος θα χρειαστεί μόνο να πληρώσει για τις υπηρεσίες εγκαίρως και να παράσχει ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή στο Ταμείο Συντάξεων.
Η συμφωνία με το Ταμείο Συντάξεων για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προβλέπει τη δυνατότητα μεταφοράς όλων των εγγράφων με τη χρήση μηχανισμών που θεσπίστηκε με νόμο. Η ορθότητα της μεταφοράς ελέγχεται από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 27 της 01/04/1996, τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. ο επίσημος ιστότοπος του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Η ανταλλαγή πληροφοριών πρέπει να πραγματοποιείται με τη χρήση τηλεπικοινωνιακών καναλιών που είναι καταχωρημένα στην επικράτεια Ρωσική Ομοσπονδία. Η νομοθεσία καθορίζει έναν κατάλογο παρόχων και πόρων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν.
Εάν το πιστοποιητικό του κλειδιού που χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή δεν κατέχεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης, πρέπει να διορίσει έναν εκπρόσωπο των συμφερόντων του οργανισμού. Η ΜΧΠ πρέπει να ειδοποιείται για την παρουσία αυτού του εκπροσώπου μέσω επίσημης ειδοποίησης. Θα χρειαστεί να υποβάλετε ένα αντίγραφο της παραγγελίας, σύμφωνα με το οποίο ο κάτοχος του πιστοποιητικού έχει το δικαίωμα να εκπροσωπεί τα συμφέροντα του οργανισμού στο Ταμείο Συντάξεων. Ένας εκπρόσωπος ενός μεμονωμένου επιχειρηματία ή LLC πρέπει να ενεργήσει σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, διαφορετικά θα του επιβληθεί κύρωση.
Η συμφωνία με το Ταμείο Συντάξεων για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων όχι μόνο παρέχει την ευκαιρία ανταλλαγής υλικού μέσω Διαδικτύου, αλλά επιβάλλει και ορισμένους περιορισμούς και ευθύνες και στα δύο μέρη. Και τα δύο μέρη πρέπει να το γνωρίζουν κατά την υπογραφή της συμφωνίας.
Το συνταξιοδοτικό ταμείο, από την πλευρά του, υποχρεούται να διασφαλίζει τη σωστή λειτουργία του εξοπλισμού, διαφορετικά ο συνδρομητής δεν θα μπορεί να τον χρησιμοποιήσει και να παράσχει έγγραφα για πληρωμές που έγιναν εγκαίρως. Σε περίπτωση οποιασδήποτε αλλαγής σε όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα που επεξεργάζεται το ταμείο, οι εκπρόσωποί του υποχρεούνται να ενημερώσουν σχετικά τον συνδρομητή εντός των προθεσμιών που καθορίζονται από τη ρωσική νομοθεσία.
Το Ταμείο Συντάξεων έχει το δικαίωμα να αλλάξει ανεξάρτητα τη διαδικασία για τη λειτουργία της ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ οργανισμών. Οι αντίστοιχες αλλαγές στον κατάλογο εγγράφων και εντύπων πρέπει να αναφέρονται στον επίσημο ιστότοπο του οργανισμού αρκετές ημέρες πριν από την ημερομηνία της επίσημης εισαγωγής τους.
Η συμφωνία για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με το Ταμείο Συντάξεων προβλέπει και ορισμένες ευθύνες για τον συνδρομητή. Ο συνδρομητής είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει τη σωστή λειτουργία όλου του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται για τη μεταφορά εγγράφων από το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και προς την αντίθετη κατεύθυνση.
Ο χρήστης θα πρέπει επίσης να συνάψει κατάλληλη συμφωνία, σύμφωνα με την οποία θα παράγονται για αυτόν κλειδιά κρυπτογράφησης και ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Στο Ταμείο Συντάξεων θα παρέχεται μητρώο οργανισμών ικανών να παράγουν αυτά τα προϊόντα. Ο χρήστης έχει το δικαίωμα να χρησιμοποιήσει την προτεινόμενη λίστα ή να παραγγείλει έγγραφα από άλλο ίδρυμα.
Ο συνδρομητής πρέπει επίσης να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να διασφαλίσει την εμπιστευτικότητα των δεδομένων που λαμβάνονται και αποστέλλονται. Ειδικά για αυτό, είναι απαραίτητο να τηρούνται όλες οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τους κανόνες λειτουργίας. Είναι απαραίτητο να ελέγχετε περιοδικά το περιβάλλον του υπολογιστή στο οποίο πραγματοποιείται η εργασία για ιούς και καταστροφικά προγράμματα. Για να γίνει αυτό, πρέπει να εγκαταστήσετε ειδικό εξοπλισμό προστασίας από ιούς. Εάν εντοπιστεί κακόβουλος κώδικας κατά τη σάρωση, η λήψη δεδομένων θα αποκλειστεί αυτόματα και ο χρήστης θα λάβει την αντίστοιχη ειδοποίηση.
Εάν το κλειδί κρυπτογράφησης παραβιαστεί και πέσει σε λάθος χέρια, ο κάτοχός του είναι υποχρεωμένος να το κάνει όσο το δυνατόν συντομότερασταματήστε να το χρησιμοποιείτε και την ψηφιακή υπογραφή. Μετά από αυτό, είναι απαραίτητο να ειδοποιήσετε το UPFR, τον πάροχο Διαδικτύου, το CIPF, καθώς και τον προγραμματιστή του προϊόντος λογισμικού. Η ειδοποίηση πρέπει να είναι επίσημη - τότε οι ρυθμιστικοί οργανισμοί θα πρέπει να εξετάσουν αυτήν την κατάσταση.
Επίσης, ο χρήστης δεν έχει το δικαίωμα να καταστρέψει αρχειακά έγγραφα που ανήκουν στο άνοιγμα . Αυτό ισχύει επίσης για ημερολόγια και αποδείξεις. Η μεταφορά των πληροφοριών πρέπει να πραγματοποιείται μετά από κατάλληλη κρυπτογράφηση του μηνύματος. Εάν ένα από τα μέρη δεν μπορεί να εκπληρώσει τις επιβαλλόμενες υποχρεώσεις, υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως το άλλο. Μετά από αυτό, η συμφωνία αναστέλλεται ή τερματίζεται πλήρως. Όλα τα αμφιλεγόμενα ζητήματα επιλύονται από τις ρυθμιστικές αρχές σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Εάν γνωρίζετε πώς να συνάψετε συμφωνία με το Ταμείο Συντάξεων για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, πρέπει να κατανοήσετε πλήρως ότι και τα δύο μέρη είναι υπεύθυνα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Η Διοίκηση του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν είναι υπεύθυνη εάν προκλήθηκε ζημιά στο σύστημα λόγω εσφαλμένων ενεργειών του συνδρομητή. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ο πελάτης δεν προειδοποίησε εγκαίρως τον συνδρομητή ότι τα κλειδιά του είχαν παραβιαστεί. Εάν αυτά τα κλειδιά καταλήξουν στα χέρια τρίτων και καταφέρουν να βλάψουν τον οργανισμό, ο συνδρομητής θα πρέπει να επιλύσει αυτήν την κατάσταση ανεξάρτητα.
Όλοι οι συνδρομητές πρέπει να προστατεύουν προσεκτικά το λογισμικό του συστήματος που τους επιτρέπει να ανταλλάσσουν υλικά με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αρχειοθετημένες πληροφορίες για δημόσια κλειδιάκαι τα ηλεκτρονικά έγγραφα θα πρέπει επίσης να είναι υπό αυστηρό έλεγχο.
Εάν ένα από τα μέρη έχει αξιώσεις σχετικά με οποιοδήποτε ηλεκτρονικό έγγραφο, η κατάσταση γίνεται πιο περίπλοκη. Εάν το άλλο μέρος έχει λάβει ένα αμφισβητούμενο έγγραφο και δεν μπορεί να το παράσχει στο πρώτο μέρος, κρίνεται ένοχο για αυτήν τη σύγκρουση. Αν είναι απαραίτητο κατάσταση σύγκρουσηςμπορεί να επιλυθεί με τη βοήθεια ρυθμιστικών αρχών.
Το μέρος που αλληλεπιδρά με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας πρέπει να ενεργεί σύμφωνα με τις οδηγίες της FAPSI. Καθήκον του είναι να εκτελεί όλες τις οδηγίες που υποδεικνύονται από τον συντονιστικό φορέα που εμπλέκεται στην κρυπτογραφική προστασία. Κατά κανόνα, αυτή η λειτουργία εμπίπτει σε ένα ειδικό τμήμα του Ταμείου Συντάξεων, το οποίο διασφαλίζει την ασφάλεια της αλληλεπίδρασης μεταξύ του ταμείου και των χρηστών του.
Η συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων στο σύστημα προβλέπει τη δυνατότητα αντικατάστασης κλειδιών και καταστροφής τους. Αυτό μπορεί να γίνει εάν έχουν παραβιαστεί ή βρίσκονται σε δημόσιο τομέα. Ο μηχανισμός αντικατάστασης σε αυτή την περίπτωση έπρεπε να καθοριστεί από τους παρόχους υπηρεσιών.
Η συμφωνία με το UPFR για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων αρχίζει να ισχύει από τη στιγμή που θα την υπογράψουν και τα δύο μέρη. Η περίοδος ισχύος είναι απεριόριστη, εξαρτάται από τις δυνατότητες και την επιθυμία των μερών να συνεργαστούν μεταξύ τους. Εάν και τα δύο μέρη αποφασίσουν να τερματίσουν τη συνεργασία, μετά από 3 χρόνια η συμφωνία παύει αυτόματα να λειτουργεί.
Εάν ένα από τα μέρη παραβιάζει τις υποχρεώσεις του προς το άλλο, το δεύτερο έχει το δικαίωμα να καταγγείλει τη σύμβαση μονομερώς. Το μέρος που έχει παραβιάσει τις αρχές λειτουργίας σε αυτό το σύστημα πρέπει να λάβει ειδοποίηση από τον δεύτερο συμμετέχοντα στη διαδικασία εντός ενός ημερολογιακού μήνα. Η κοινοποίηση πρέπει να είναι επίσημη και επικυρωμένη με σφραγίδα. Εάν ένα μέρος σκοπεύει να καταγγείλει τη σύμβαση, πρέπει να ενημερώσει το άλλο μέρος 30 ημερολογιακές ημέρες νωρίτερα.
Το έγγραφο πρέπει να συνταχθεί σε δύο αντίγραφα και τα δύο έχουν ίση νομική ισχύ σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Κατά την υπογραφή της συμφωνίας, και τα δύο μέρη επιβεβαιώνουν ότι είναι εξοικειωμένα με τους όρους ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων και συμφωνούν να εργαστούν στο πλαίσιο αυτού του συστήματος.
Στο τέλος του εγγράφου, πληροφορίες σχετικά με τον συνδρομητή του συστήματος και τον εκπρόσωπό του, καθώς και τοπική κυβέρνησηΤαμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εάν χαθεί το συμβόλαιο, και τα δύο μέρη μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα δεύτερο αντίγραφο για την ταχεία αποκατάστασή του.
