Schody. Vstupní skupina. Materiály. Dveře. Hrady a zámky Design

Vyskytly se ve vaší praxi případy, kdy jste 24 hodin denně neúnavně pracovali rukama, nohama a jinými částmi těla? Perfektně připravená nemovitost k prodeji. Již jste rozhýbali trh svými obchodními nabídkami, nastínili plán dalšího jednání a v naprosté harmonii sami se sebou čekáte na logický výsledek v podobě obchodu a následného příjmu poctivě vydělaných provizí.

Ale v určitém okamžiku se na obrazovce telefonu objeví číslo vašeho klienta a vy, nic netušíce, klidně zvednete telefon. Místo vděku ale slyšíte mnoho stížností, od toho, že neděláte vůbec nic, až po požadavek na ukončení smlouvy a výhrůžky. Zní to povědomě?

Než se rozhořčíte, postavte se na jeho místo...

Tato osoba s vámi uzavřela exkluzivní smlouvu. Svěřil vám snad nejdražší nemovitost, kterou vlastní. Věřil ti, rozhodl se, že jsi skoro kouzelník a jediný, kdo mu dokáže pomoci. Ale pak, celou dobu, co neúnavně pracujete, o vás a vaší práci nic NESLYŠÍ ANI NEVÍ! Podle toho roste podezření, že se nic neděje. Navíc se vždy najdou „dobří poradci“ z řad příbuzných, přátel a známých, kteří mu poradí. vymýt jim mozky a zastrašit je hororovými příběhy o „podvodnících“, „černých realitních kancelářích“ a „jak drahá je taková práce“. Proto po 7-10 dnech nastává zcela logická a přirozená exploze.

Ve skutečnosti existuje velmi jednoduchý způsob, jak takovému vývoji zabránit. Klientovi stačí zasílat týdenní report o provedené práci.

Pravidelně pomocí předem vytvořené šablony sestavujte zprávu, která uvádí všechny akce a činnosti dokončené za uplynulé období. A pošlete to prodejci poštou. A klient je spokojený - rozumí tomu, co se děje, že na něj nezapomněli, zpracovávají jeho téma a vy budete vždy chráněni před nepodloženými nároky.

Nyní formulujme požadavky na dokument „Zpráva o provedené práci“:

Co musí být součástí zprávy

• Číslo smlouvy
• Kontakty na agenta
• Seznam dokončených akcí a provedených činností
• Datum vytvoření zprávy a podpis

Přenosové metody

• e-mail
• vytisknout a předat osobně

Nahlásit čas přenosu

• Optimálně v pátek večer (když máte výsledky týdenní práce)
• Nebo po posledních kontrolách o víkendu

DŮLEŽITÉ!

• Pokud vaše zpráva obsahuje seznam internetových zdrojů, na které jste umístili reklamy, nezapomeňte to uvést odkazy na tyto inzeráty
• Pokud jste publikovali v médiích, přiložte fotografii nebo obrazovku reklamy
• Pokud jste vytvořili samostatný prezentace, nezapomeňte jej přiložit ke zprávě

Dodržením všech těchto jednoduchých kroků rychle snížíte počet takových hovorů na minimum. A mimochodem, bude pro vás mnohem snazší ovládat situaci. Abychom si tuto již bezprašnou práci s vytvářením reportů co nejvíce zjednodušili, doporučujeme stáhnout si ukázku hotové šablony.

O autorovi

Tatiana Porubaymikh. Organizátor a vedoucí poradenského centra Arsenal consult. Hlavní mozek projektu a generátor nápadů na částečný úvazek. A také poradce. Hlavní zaměření: marketing a copywriting. Taťána je marketérka, jejíž portfolio zahrnuje úspěšně realizované projekty v nejrůznějších oblastech.

První zpráva, kterou je třeba vyplnit, je „týdenní plán plateb“. Vzhledem k tomu, že týden je skutečně kritickým obdobím v měsíční předpovědi pro uzavírání obchodů, musíte se okamžitě naučit, jak ovládat práci v této konkrétní oblasti.

1. Vytvarujte do tohoto tvaru

2. Zajistěte pravidelný proces, ve kterém manažeři vyplňují tuto zprávu v CRM na týdenní bázi. Nejlepší je, když to dělají na konci týdenního cyklu, kdy už jsou určité úspěchy a „sliby“ od klientů.

3. Stáhněte si formulář výše ze systému a prodiskutujte jej na týdenní schůzce, například v pondělí ráno. Tímto způsobem „veřejně“ potvrdíte plány každého manažera, čímž výrazně zvýšíte šance na jejich realizaci.

Nejdůležitější bod v tabulce „Kdy zaplatí“ je klíčový bod ve formuláři. Jeho vyplnění nabádá prodejce k odpovědnosti a udělá vše pro dodržení termínu.

Je důležité pochopit, že jeden „špatný“ týden práce - a nyní se podnik potýká s ušlými zisky, mezerami v hotovosti a problémy s věřiteli. Prevenci nepřímo ovlivňuje mimo jiné „týdenní splátkový kalendář“. podobné situace.

Zpráva manažera prodeje: skutečnost plateb za dnešek

Přehled „skutečnost plateb za uplynulý den“ má většinou informační funkci. Manažer díky němu denně sleduje situaci.

Upozorňujeme, že sloupec Stav platby může obsahovat následující údaje:

• zaplaceno;
• částečně zaplaceno;
• faktura k platbě.

Hlavním rysem této manažerské zprávy je, že se vyplňuje několikrát denně. Manažer přiděluje referenční body pro vnitrodenní sledování plnění plánu. Platby můžete sledovat na základě vyplňování „skutečnosti plateb pro dnešek“ 2–3krát denně. Například ve 12:00, 16:00 a 18:00. Takové hodinové sledování nejenže dává pochopení situace, ale také stimuluje prodejce.

Zpráva manažera prodeje: plán plateb na zítřek

Manažerova zpráva „Platební plán na zítřek“ poskytuje podrobnou předpověď na týden, ale pouze s možností denní kontroly.

Tento formulář se vyplňuje jednou na konci pracovního dne, který předchází plánovanému. Na konci dne je zkontrolován s manažerem a korelován s „týdenním plánem plateb“.

Taková analýza umožňuje dosáhnout potřebné efektivity v jednání vedoucího oddělení, který na základě ní může včas upravit strategii prodejce.

Zpráva manažera prodeje: souhrnná tabulka ukazatelů oddělení

Existuje další základní forma reportu - souhrnný report typu „tabule“, na kterém se dynamicky mění a zobrazují indikátory plnění plánu pro každého pracovníka oddělení. Jeho hlavním účelem je informování a demonstrace.

V této podobě může být prezentován na velkém monitoru nebo ručně nakreslen běžná tabule. „Nástěnka“ by měla být automaticky vyplněna v CRM, která odráží všechny potřebné ukazatele pro každého prodejce.

Prosím zaplaťte zvláštní pozornost do druhého sloupce zleva „% dokončení plánu pro aktuální den“. Vyžaduje to další objasnění. Toto není skutečné procento, které odráží, jak moc byl měsíční plán dokončen. Ve skutečnosti tento indikátor ukazuje „rychlost“ jeho implementace. Tedy do jaké míry by plán splnil každý ze zaměstnanců, pokud by nadále vyvíjel stejné úsilí jako v současné chvíli.

„Procento dokončení plánu pro aktuální den“ se vypočítá pomocí vzorce:

Aktuální skutečnost: (měsíční plán: celkový počet pracovních dnů v měsíci x počet odpracovaných dnů v měsíci) x 100

Pokud je tedy výsledek na této zprávě obchodního manažera nižší než 100 %, znamená to, že vzhledem k množství úsilí, které vynakládá, a strategiím, které používá, nemá čas na splnění plánu.

„Deska“ je zaměřena především na poskytování psychologický dopad na prodejcích s cílem dotlačit je k aktivnějším, ale zároveň rozumným krokům k nápravě situace.

Zpráva manažera prodeje: potrubí

Pipeline je termín, který k nám přišel ze západní prodejní praxe. Charakterizuje a podrobně popisuje stav všech transakcí, které jsou v různých fázích „portfolia“ zaměstnance. Práce s potrubím je neustálý proces interakce mezi manažerem a každým zaměstnancem ohledně rozhodnutí, která nakonec povedou k platbě.

Pro efektivní interakci tohoto druhu jsou nutné 2 podmínky:

1. Veškerá práce a reporty obchodních manažerů jsou prováděny prostřednictvím CRM
2. Manažer seřadí nabídky v CRM pomocí filtrů a nahraje následující formulář.

Klíčovými ukazateli pro uzavření obchodu v této tabulce jsou „fáze obchodu“ a „pravděpodobnost“. Navíc spolu korelují.

Zpočátku je pravděpodobnostní škála upravena v závislosti na fázi, ve které se obchod aktuálně nachází. Stupně této pravděpodobnosti se volí na základě zavedené individuální obchodní praxe. Závisí také na odvětví a úrovni osoby, se kterou prodejce komunikuje: střední manažer, vedoucí oddělení nebo ředitel. Pojďme dát skutečný příklad takové měřítko.

• Byl zaslán obchodní návrh - pravděpodobnost platby je až 50%
• Odeslaná smlouva - 50–70 %
• Smlouva byla podepsána - 70–90 %
• Faktura vystavena – 90–100 %

Potrubí a výsledky ve zprávách každého manažera jsou docela zvládnutelné věci. Stačí se řídit 4 zásadami.

1. Pravidelně, někdy denně, je sledován celkový stav portfolia každého prodejce. Zvláště důležité je to udělat s nově příchozími a zaměstnanci, kteří jsou v profesionální „depresi“. Chcete-li změnit stav potrubí konkrétního prodejce, kontrolujte jej na uvedených referenčních bodech během dne.

2. Potrubí by nemělo být „přeplněné“ nebo naopak příliš „prázdné“. Sledujte proces uzavírání obchodů včas pomocí zpráv od manažerů. A rychle doplňte osobní trychtýř zaměstnance úkoly pro nové obchody. V ideálním případě by k „vyplnění“ mělo dojít automaticky po dokončení starých úkolů s přihlédnutím k indikátoru střední délka transakce. Tímto způsobem lze dosáhnout potřebné rovnováhy.

3. Práce s potrubím musí být nakonfigurována s možností kontroly průměrného účtu. Pokud tento ukazatel nedosahuje požadované úrovně, která je stanovena v předpisech pro podnikové procesy, je nutné naplánovat další schůzky se zaměstnanci a provést školení o problémových fázích.

4. Neměli bychom zapomínat, že objem tržeb závisí nejen na snaze prodejců, ale také na marketingové podpoře. Každá fáze transakce by měla obsahovat prvek, který kupujícího doslova donutí zaplatit. Ano, společně s komerční nabídka může být zaslán dárek ve formě vzdělávacího školení e-kniha S užitečné informace. Pro rychlejší platbu můžete poskytnout časově omezenou příležitost pro další bonusy v rámci smlouvy.

Podívali jsme se na 5 komponentů efektivní práce se zprávami manažerů. Zahrnuje nastavení celého systému, který bude promptně signalizovat stav každé transakce jednotlivě.

Část 1

1. Určete účel zprávy. Týdenní zprávy mohou být součástí pracovních povinností, ale touha udržet si práci by neměla být konečným cílem zprávy. Určete, co udělá týdenní zpráva, aby zachytila ​​smysluplné informace a používala nejúčinnější strukturu.

   Určete si cílové publikum. Je nemožné vytvořit kompetentní zprávu, pokud nevíte, komu bude určena a za jakým účelem. Jedině tak pochopíte, jaké informace mají největší hodnotu.

   • Porozumění publiku vám umožní správně uspořádat strukturu zprávy a použít nejvhodnější slova. Například zpráva pro studenty základní škola bude zcela odlišný od textu určeného pro manažery velké korporace.
   • Je také důležité pochopit, jaké body již potenciální čtenář zná a jaké body je třeba objasnit nebo poskytnout další zdroje. Například při psaní právní zprávy, která je určena pro advokacii, nemusíte nutně uvádět podrobné vysvětlení platných zákonů. Na druhou stranu jsou taková vysvětlení nezbytná, pokud je zpráva určena manažerům bez právního zázemí.
   • Pokud je zpráva napsána v souvislosti se stáží, výzkumem nebo jiným aspektem výuky, pak je důležité pochopit, že vaši posluchači nejsou profesorem nebo školitelem, i když na konci sbírají papíry. Zaměřte se na podstatu projektu a konkrétní oblast odbornosti, abyste svému čtenáři porozuměli.

2. Uspořádejte informace podle důležitosti. Navzdory stručné povaze zpráv nemusí být váš dokument zcela přečten. Z tohoto důvodu byste měli nejdůležitější údaje se shrnutím a závěry umístit na začátek textu.

   • Například, pokud potřebujete porovnat tři různé ochranné známky vybavení a doporučit nejlepší možnost, pak začněte s výsledky a poté vysvětlete svůj výběr.
   • Obvykle je první stránka zprávy stručný přehled výsledky, závěry a doporučení. V hlavním textu dokumentu by měla být zahrnuta podrobná vysvětlení, aby čtenáři v případě potřeby pochopili důvody pro takové závěry.

3. Pochopte typický „osud“ zprávy. Ve většině případů jsou týdenní reporty nezbytné pro účetnictví a kancelářskou práci, takže se jednoduše zařazují a archivují. Je lepší si hned uvědomit, že zprávy se málokdy čtou od začátku do konce.

   • Tato skutečnost není důvodem k lenosti nebo odevzdání nekvalitních prací. Vaše zprávy se stanou odrazem vaší pracovní morálky a osobních kvalit. Pravděpodobně si všimneme slabé zprávy, takže říkat „Věděl jsem, že si to nepřečteš“ nebude platnou omluvou.
   • Celá zpráva by měla být kvalitní a čtivá, ale zvláštní pozornost by měla být věnována těm prvkům textu, které jsou čteny nejčastěji. Ty obvykle zahrnují shrnutí a závěry či doporučení. Věnujte jim zvláštní pozornost.
   • Je důležité pochopit, že zaměstnavatel nemusí číst zprávu ne proto, že ho to nezajímá nebo že zprávu nepotřebuje. Vysoce postavení manažeři jsou vždy extrémně zaneprázdněni, takže jsou schopni zvýraznit zásadní informace, které jim umožňují činit efektivní rozhodnutí. Tito jednotlivci nebudou číst celou zprávu, pokud to není nutné, ale mohou se k ní kdykoli vrátit později.

   Část 2

   Struktura zprávy

   1. Požádejte o vzorek. Mnoho společností přijalo standardní formát týdenních zpráv a manažeři a management si zvykli přijímat informace v určité formě. Jiný formát zprávy může způsobit zmatek.

      • Buďte obzvláště opatrní u zpráv o prodeji. Manažeři si na strukturu reportů zvyknou a umí najít potřebné informace jeden pohled na stránku. Pokud se odchýlíte od přijatého formátu, zpráva se stane prakticky nepoužitelnou, protože vedoucí bude muset znovu přečíst celý text, aby našel potřebné informace.
      • Kontaktujte sekretářku a požádejte o vzorek, abyste znovu nevynalezli kolo. Společnost obvykle používá šablonu dokumentu se všemi parametry, včetně okrajů, písem, stylů tabulek a odstavců.

   2. Zvažte způsob hlášení. Tištěný dokument nebo elektronická přihláška jsou formátovány zcela jinak než zpráva, která je odeslána v těle e-mailu.

      • Pokud je například zpráva odeslána jako příloha e-mailu, pak by měl být souhrn součástí těla e-mailu. Čtenář pak nebude muset otevírat přílohu, aby pochopil hlavní myšlenku.
      • Pro tištěnou zprávu je obvykle nutné připravit průvodní dopis nebo titulní stranu, aby bylo možné zprávu správně identifikovat a zařadit.
      • Bez ohledu na způsob odeslání zprávy je důležité uvést na každé stránce své jméno a očíslovat je ve formátu „X z Y“. Stránky se mohou snadno oddělit, takže je důležité vědět, na kolika stránkách je zpráva napsána a kdo je autorem dokumentu.
      • Všechny potřebné informace lze uvést v záhlaví. Vytiskněte v něm například: „Zpráva o prodeji Petera Ivanova, týden 32, strana 3 ze 7.“

   3. Připojte shrnutí. Shrnutí zprávy se obvykle vejde do několika odstavců a každá část je vyjádřena jednou nebo dvěma větami. Pointa je, že manažer často potřebuje pouze přečíst shrnutí, aby učinil nezbytné rozhodnutí, pokud se vaše závěry shodují s jeho předpoklady o dané problematice.

      • Je důležité, aby bylo shrnutí napsáno jasným, přístupným a stručným jazykem. Nepoužívejte žargon nebo technické termíny, které vyžadují vysvětlení, a to ani v případě, že se čtenář dobře orientuje v oborové terminologii.
      • Shrnutí je napsáno po dokončení zbývajících prvků zprávy. Není možné stručně shrnout odstavce, které ještě nebyly napsány, i když existují podrobný plán. Během práce se toho může hodně změnit.

   4. Zvažte strukturu odstavců a oddílů. Rozhodněte se o formátu a zanechte plán pro části zprávy, které budou splňovat cíle.

      • Plán by měl být logický a konzistentní a měl by také brát v úvahu potenciální čtenáře zprávy.
      • Zpráva se obvykle skládá z shrnutí, úvod, závěry a doporučení, údaje a vysvětlení a seznam zdrojů. Rozšířené reporty mohou být doplněny přílohami s důležitými údaji a obsahem, ale týdenní reporty jsou poměrně krátké.
      • Každá sekce by se měla zabývat jedním problémem. Každý odstavec v sekci popisuje jednu myšlenku. Pokud se tedy část týdenní zprávy o prodeji nazývá „Populární značky oblečení pro děti“, pak by každý model měl mít jeden odstavec. Pokud potřebujete uvádět oblečení pro chlapce a zvlášť pro dívky, použijte u každé značky podsekce (s příslušnými podnadpisy), v rámci kterých věnujte jeden odstavec oblečení pro chlapce a jeden oblečení pro dívky.

   5. Vytvořte titulní stránku nebo motivační dopis. U souhrnných zpráv není vyžadována titulní strana, ale podrobná zpráva by měla mít samostatný list s uvedením autora zprávy a stručný popisúkoly.

      • Titulní strana se od souhrnu liší tím, že ve skutečnosti obsahuje pouze informace, které jsou potřebné pro správnou registraci a podání hlášení.
      • Organizace může mít standardní šablonu titulní stránky pro týdenní zprávy. V tomto případě dodržujte stanovená pravidla.
      • Titulní strana by měla obsahovat název nebo popis zprávy (například „Týdenní zpráva o prodeji“), jméno autora a případných spoluautorů, název společnosti a datum sestavení nebo uložení zprávy.

      Část 3

      Přesvědčující slova a formulace

      1. Vymyslete chytré nadpisy a podnadpisy. Takové prvky zprávy umožňují čtenáři rychle najít potřebné sekce a další informace, která vám pomůže porozumět zjištěním a doporučením.

         • Nadpisy oddílů a podnadpisy by měly přesně a jasně popisovat obsah.
         • Například v týdenním přehledu prodeje můžete použít sekce „Celkové trendy v prodeji“. dámské oblečení", "Trendy pánského oblečení" a "Populární značky dětského oblečení". V každé sekci pak můžete identifikovat podsekce, jejichž názvy budou odrážet jasné trendy nebo oblíbené názvy značek.
         • Použijte konzistentní gramatiku ve všech nadpisech, aby vaše sestava vypadala logicky a konzistentně. Pokud je například první nadpis „Nejlepší pánské oblečení“, další nadpis by měl být „Oblečení pro přední ženy“, nikoli „Výkonnost prodeje žen“.

      2. Používejte jednoduché a jasné věty. Vaše zpráva by měla používat standardní větnou strukturu Předmět, Predikát Objekt, abyste jasně vyjádřili své myšlenky a prokázali důvěru ve své závěry a doporučení.

         • Znovu si přečtěte svůj návrh a přeškrtněte všechna nepotřebná slova. V každé větě najděte vykonavatele akce a umístěte jej před sloveso. Schematicky by věty měly vypadat jako "Kdo co dělá."
         • Zbavte se nadbytečných slov a frází jako „k dnešnímu dni“, „aby“ nebo „kvůli dostupnosti“.
         • Tento styl se může zdát nudný, ale vaším cílem není čtenáře pobavit. Pro zprávu je mnohem důležitější účinně sdělovat klíčové aspekty a závěry.

      3. Závěry musí být objektivní a nestranné. Zpráva bude často muset poskytnout doporučení, která by však měla být založena na faktech a ne na osobních názorech nebo pocitech. Je důležité přesvědčit čtenáře nezvratnými důkazy a jasností myšlení.

         • Nepoužívejte přídavná jména nebo jiná slova a fráze se silnými pozitivními nebo negativními emocionálními konotacemi. Zaměřte se na fakta a zdravý rozum.
         • Například ve zprávě doporučujete povýšit jednoho z manažerů prodeje. Podpořte své doporučení fakty, které prokazují, že si daná osoba povýšení skutečně zaslouží, ale neposkytují subjektivní názory ani nepůsobí emoce. „Alina pravidelně ukazuje nejlepší výsledky, ačkoliv pracuje jen 15 hodin týdně" je přesvědčivější než "Alina je velmi přátelská a vždy se snaží, ale je nucena pracovat méně než celý týden, protože se stará o své staré rodiče."

      4. Používejte přesvědčivá slovesa. Pokud je text psán aktivním hlasem, pak je děj ve větě vyjádřen jedním slovem – slovesem. Používejte stručná a působivá slovesa, která jasně popisují děj.

         • Je vhodné dát přednost jednoduchá slovesa. Například „prodat“ je vždy lepší než „prodat“.
         • Někdy jsou potřebná slovesa vyjadřující duševní pochody – myslet, vědět, rozumět, věřit, ale obecně jsou horší než akční slovesa. Pokuste se rozšířit své tvrzení a proměnit ho v činy. Napsali jste například větu „Věřím, že prodejní čísla v následujících měsících porostou.“ Rozšiřte prohlášení a uveďte důvody tohoto předpokladu. Přeformulujte větu: „Jak ukazuje praxe, předpokládám, že tržby během prázdnin porostou v listopadu a prosinci.“
         • Text by měl být akční. Přečtěte si zprávu znovu, pokuste se zbavit zbytečných předložek a nahraďte nadbytečná slova přesvědčivými slovesy. Například „poskytnout pomoc“ lze nahradit „pomocí“ a místo „poskytnout ochranu“ říci „chránit“.

      5. Nepoužívejte trpný rod. Pasivní forma odstraňuje z věty dějový předmět a do popředí se dostává předmět. V některých situacích je trpný rod nezbytný z politických nebo diplomatických důvodů, ale nejčastěji činí text matoucím a nejasným.

         • Aktivní hlas nám umožňuje zdůraznit aktéry akce a ukazuje čtenáři, kdo je zodpovědný. Abyste ocenili důležitost tohoto aspektu, představte si, že jste v novinovém článku o požáru narazili na následující větu: „Všechny děti byly naštěstí zachráněny. Je nutné pochopit, kdo tyto děti zachránil. Pokud by věta vypadala jako „Místní učitel Ivan Petrov se několikrát vrátil do hořící budovy internátu a zachránil všechny děti“, pak by se do popředí dostal skutečný hrdina.
         • Aktivní hlas vám také umožňuje najít někoho odpovědného za negativní důsledky. Fráze „Udělaly se nějaké chyby“ nechá zaměstnavatele přemýšlet, kdo udělal chyby a kdo by měl být potrestán. Pokud jste to vy, kdo udělal chyby, pak přijměte odpovědnost a přijměte důsledky.
         • Podívejte se na sloveso „být“, abyste našli pasivní věty. Pokud se vám je podařilo najít, určete prováděnou akci a osobu, která ji provádí, a poté změňte pořadí slov.

      6. Použijte vizuální způsoby vyjádření dat. Tabulky a grafy jsou mnohem lépe vnímatelné a jsou umístěny bezprostředně za odstavcem s takovými informacemi (zejména pokud taková data obsahují velké množství čísel).

         • Zvolte vhodné vizuální pomůcky, které čtenáři usnadní práci a poslouží účelu zprávy.
         • Pomocí čárového grafu například znázorněte růst prodeje vlněných kabátů. Tato prezentace dat je mnohem efektivnější než tabulka s počtem prodaných kusů za každý měsíc, protože tabulka nutí čtenáře mít na paměti všechna čísla a porovnávat je mezi sebou, aby detekoval trendy. Jeden pohled na graf bude stačit k pochopení podstaty.
         • V první řadě člověk vždy věnuje pozornost vizuálním prvkům. Veškerá grafika a diagramy musí být jasné a úhledné a správně umístěné na stránce. Používejte pouze prvky, které skutečně podporují vaše zjištění a doporučení.

      7. Nepoužívejte žargon. Každá oblast vědění nebo činnosti má svou vlastní nevyhnutelnou terminologii, stejně jako módní slova, která se často používají v knihách a článcích. Někdy jsou užitečné, ale ve většině případů žargon pouze narušuje jasné a kompetentní vyjádření hlavní myšlenky.

         • Zkuste si vytvořit seznam žargonu, abyste se vyhnuli nadměrnému používání takových slov ve své zprávě. Dokončete text a proveďte vyhledávání klíčových slov, abyste nahradili nežádoucí položky slovní zásoby.
         • Mělo by být jasné, že velké množství módních slov neukáže čtenáři, že jste „v přehledu“, ale bude mít opačný účinek. Ředitelé a manažeři jsou často starší než běžní zaměstnanci a takových slov za svůj život viděli mnoho. Pokud nadměrně používáte žargon, budou si myslet, že jste příliš líní, špatně se vyznáte v tématu nebo jen chcete udělat dojem.
         • Také je nejlepší nepoužívat příliš mnoho složité termíny. Například zpráva o právním sporu by neměla obsahovat nadměrné množství právních hloupostí.

      8. Opravte všechny chyby. Velké množství překlepy a gramatické chyby pouze rozptylují čtenáře a vytvářejí negativní dojem z autora. Napište předem návrh zprávy, abyste měli čas pracovat na chybách.

         • Zkontrolujte si pravopis a gramatiku v textovém editoru v počítači, ale nespoléhejte pouze na automatické opravy. Takové programy mohou vynechat mnoho chyb, zejména v podobných slovech („pečetě“ místo „rukavice“).
         • Přečtěte si zprávu pozpátku, abyste našli případné chyby. Pokud je vám téma zprávy blízké, je velmi snadné si chyby nevšimnout, protože mozek si chybějící slova nebo písmena v textu dokáže automaticky „vymyslet“. Čtěte pozpátku, abyste porozuměli jednotlivým slovům.
         • Přečtěte si zprávu nahlas, abyste našli chyby a stylistické nedostatky. Pokud nedokážete přečíst větu nebo odstavec bez klopýtnutí, pak je váš text pravděpodobně přetížený a čtenář bude také zmaten. Přepiš neúspěšné věty.

Je velmi důležité sestavit zprávu o vykonané práci jasně, abyste stručně, ale výstižně představili výsledky své činnosti. Existují nějaká zvláštní pravidla pro podávání zpráv, která musíte znát, když začínáte psát takovou dokumentaci?

Průběžná zpráva - požadavky na psaní

Proč potřebujete psát zprávu o pokroku? Hlášení pomáhá:

1. vykonávat kontrolu nad plněním pracovních povinností zaměstnanců;
2. identifikovat problémové oblasti v práci konkrétního zaměstnance i útvaru jako celku;
3. zjistit, zda bylo vynaloženo dostatečné úsilí na vyřešení úkolu;
4. udržovat pracovní kázeň v týmu;
5. ospravedlnit náklady na výplatu zaměstnanců.

Jaké jsou hlavní požadavky na zprávu? O výsledcích své práce musíte mluvit obchodně, krátce, ale zároveň s uvedením celého objemu vykonané práce.

Jasná zpráva vám nejen poskytne představu o tom, jak dobře jste pracovali, ale také vás představí v příznivém světle - jako zaměstnance, který ví, jak jasně vyjádřit své myšlenky, zdůraznit to hlavní a nenechat se rozptylovat zbytečnými věcmi. podrobnosti.

Zpráva o pokroku – jaké typy existují?

Z hlediska četnosti může být zpráva týdenní, měsíční, čtvrtletní nebo roční.

Někdy se zaměstnanec hlásí konkrétní událost(např. jak byla organizována prezentace nové knihy, jejíž příprava a realizace trvala několik dní, nebo třídenní prodejní školení).

Název zprávy by měl uvádět informace o načasování, například „Zpráva o semináři o správě osobních záznamů ve dnech 7.–9. října 2015“.

Protokol o pracovní cestě je vyžadován pro všechny zaměstnance bez ohledu na dobu jejího trvání.

Zpráva o provedené práci může být sepsána v textové podobě i ve formě statistické. Textová zpráva je souvislé vyprávění, doplněné různými grafy, diagramy a tabulkami.

A pokud chcete statistický formulář, poté se zaměřte na ilustrační materiály, ke kterým napište vysvětlivky ve formě textu.

Struktura zprávy

Neexistuje jediný standard pro psaní zprávy o vykonané práci, stejně jako autobiografie zaměstnance. Každá organizace může mít své vlastní požadavky na strukturu takových dokumentů.

Logicky vypadá například následující prezentace: první oddíl je „Úvod“, ve kterém stručně popíšete zadané úkoly, metody, které byly použity k jejich řešení, a dosažený výsledek.

V části „Hlavní část“ popište podrobněji sled své práce:

1. příprava na realizaci projektu;
2. etapy jeho realizace (uveďte všechny použité zdroje: marketingový průzkum, analytické práce, experimenty, služební cesty, zapojení dalších zaměstnanců);
3. problémy a obtíže, pokud vznikly;
4. návrhy na řešení potíží;
5. dosažený výsledek.

Zpráva ve formě tabulky bude vypadat vizuálněji, strukturovaněji a stručněji.

Pokud musíte často připravovat průběžné reporty o odvedené práci, bude vhodné připravit si šablonu, do které je potřeba pravidelně zadávat potřebné údaje.

A abyste během uplynulého pracovního dne na nic důležitého nezapomněli, udělejte si pár minut ze svého rozvrhu a zapište si vše, co jste dělali. Jinak vám později určitě něco unikne.

Při sestavování výroční zprávy analyzujte dynamiku dosažených výsledků, porovnejte je s předchozím rokem a uveďte prognózu na příští rok.

Jako doplněk k hlavní části zprávy přiložte materiály, které potvrzují předložené skutečnosti - kopie děkovné dopisy a záznamy v knize návštěv, tiskem zveřejněné akce, šeky a faktury.

Je lepší oddělit finanční část do samostatné části, která by měla být vyplněna podle požadavků účetního oddělení vaší organizace.

Zpráva o pokroku uzavírá část „Závěr“. V něm formulujete závěry a návrhy, které vzešly z vykonané práce, pokud je považujete za užitečné pro zlepšení činnosti vaší organizace.

Protokol o provedené práci se tiskne na listy A4. Stránky by měly být očíslovány a měly by mít titulní stranu.

Pokud je váš dokument poměrně dlouhý, vytvořte obsah samostatně – usnadní to navigaci ve zprávě.

Může existovat taková zpráva:

Celé jméno________
Pracovní pozice_________
Pododdělení_______

Hlavní úspěchy za poslední období:

• v odborných činnostech;
• z hlediska osobního rozvoje.

Co se nepovedlo a z jakého důvodu.
Potřeba dalšího školení.
Návrhy na zlepšení organizace vaší práce.
Požadované oblasti odpovědnosti a kariérního rozvoje.
Podpis_______
Datum__________

Schopnost napsat inteligentní zprávu o vykonané práci vám pomůže poskytnout konkrétní důkaz, že pracujete svědomitě a zvládáte své povinnosti. A kromě toho je to silný argument pro vaše nadřízené, pokud se rozhodnete nastolit problém

Osobní údaje:

Poradenství v oblasti běžného řízení více než 70 společností: od 10 do 9 000 lidí (včetně: holdingových společností, obchodních řetězců, továren, servisních společností, stavebníků, státních úředníků, webových agentur, internetových obchodů). Student Alexandra Friedmana.

Jeden ze spoluautorů knihy "Sociální technologie Tallinn School of Managers. Zkušenosti úspěšného využití v podnikání, managementu a soukromí": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Přesnost je zdvořilostí králů, ale povinností pro jejich poddané

Ludvík XVIII

komu: majitelé, vrcholoví manažeři

Jak může manažer přijmout simulaci hektické činnosti jako výsledek práce

„Co dnes dělali moji podřízení? Jaké úkoly splnili? Jak dlouho to trvalo a jakých výsledků bylo dosaženo?- takové vzrušující myšlenky často pronásledují vůdce. Odkud by se vzali?

S mimo všechno je skvělé. Jakmile šéf vstoupí do kanceláře, všichni jsou okamžitě zaneprázdněni: řeči končí uprostřed věty, někdo začne horečně psát na počítači, další usilovně přenášejí papíry z jednoho místa na druhé, další okamžitě obvolávají všechny kontraktory v řadě. Proč takový blažený obraz vyvolává „vzrušující myšlenky“?

Faktem je, že zkušený vůdce dokonale rozumí rozdíl mezi „fakty“ a „názorem na fakta“. Abychom však pochopili, co jemu svěření podřízení dělali, je nutné zajistit podrobný ústní výslech „co“, „jak“, „kdy“, s „jakými výsledky“ a „kdo“ to udělal. To zabere hodně času jak manažerovi, tak zaměstnanci. Manažer proto řeší tento problém podle zbytkového principu. A kdo se bude ptát, když je na dovolené nebo na nemocenské?

Tento článek pojednává o nástroji, který vám umožní oddělit „fakta“ od „názorů na fakta“ a měřit efektivitu a produktivitu podřízených. Seznamte se se mnou. Denní pracovní výkazy ve formalizované podobě pro každého zaměstnance.

Pracovní zprávy: popis technologie a přínosů

Technologie pracovních sestav je jednoduchá jako dva a dva. Každý zaměstnanec na konci svého pracovního dne musí předložit zprávu úplný seznam splněné úkoly a čas strávený u každého z nich spolu s odkazem na výsledek práce.

Dovolte mi připomenout, že pracovní výkazy jsou součástí rozsáhlejší technologie – „Organizace práce zaměstnanců s přihlédnutím k pracovní době podle úkolu pomocí plánů a výkazů a jejich analýz manažerem“. Obecná technologie se skládá z následujících prvků:

• Denní plánování pro zaměstnance: požadavky na organizaci a formát. Více se dočtete v článku „“.
• Analýza, hodnocení a úprava plánů zaměstnanců, projednávání plánů s manažerem. Viz článek „“.
• Denní reporting pro zaměstnance: požadavky na organizaci a formát. To je to, o čem mluvím v tomto článku.
• Analýza, hodnocení a závěry ze zpráv zaměstnanců. Více podrobností v „“.

Klíčové zásady pracovních výkazů

1. Zaměstnanci musí denně podávat zprávy o své práci bez ohledu na jejich kvalifikaci, pozici nebo jakékoli jiné faktory.
2. Zprávy musí být zaslány striktně na konci aktuální den(kterému odpovídá zpráva)
3. Zpráva musí být poskytnuta elektronicky a uložena tak, aby ji vedoucí měl možnost podrobně nahlédnout.
4. Každý vyšší manažer by měl mít možnost prohlížet zprávy všech svých podřízených.
5. Zpráva by měla být co nejpodrobnější, aby byla zajištěna transparentnost prováděné práce bez další diskuse se zaměstnancem.
6. Manažer si vyhrazuje právo analyzovat zprávu, ptát se na způsob plnění úkolů a hodnotit kvalitu a efektivitu provedené práce.

Výhody denních reportů pro manažery

• 100% transparentnost jednání každého zaměstnance na základě výsledků pracovního dne, týdne, měsíce atd. Nyní již není třeba ústního dotazování: „Co jsi udělal?
• Možnost odloženého ověření činnosti zaměstnance. Ne vždy je možné zkontrolovat všechny najednou. Nyní si můžete otevřít pracovní výkazy a zjistit, co dělal manažer Ivan Petrov za poslední 2 týdny během každého pracovního dne.
• Hmatatelné zvýšení produktivity zaměstnanců, protože nyní můžete požádat o každých „deset minut“ 8hodinového pracovního dne.
• Významná úspora času pro manažera i podřízeného díky absenci hodinových průzkumů „kdo co udělal“.
• Rychlá příležitost vyřadit mezi nově přijaté a nové zaměstnance slabé, neschopné a nepracovité zaměstnance zkušební doba. Nyní jsou jejich výsledky „v plném zobrazení“ na základě výsledků každého dne.
• Uvolnit se a usnout na vavřínech nebudou moci ani „staromilové“ společnosti. Vše za ně prozradí jejich pracovní výkazy.
• Snížení úrovně stresu manažera kvůli „neschopnosti provést kontrolu“, protože Nyní můžete vyhodnotit výsledky každého zaměstnance ve vhodnou dobu.

Výhody denních reportů pro podřízené

• Neustálý proces získávání znalostí a zkušeností od vašeho manažera. V důsledku toho: dramatický vývoj jak odborné, tak osobní dovednosti. Ve skutečnosti se z lídra stane učitel-mentor, se kterým spolu pravidelně přemýšlíte: o nových a dalších efektivní způsobyřešení problémů; jak dále rozvíjet své „růstové body“ a posilovat své „slabé stránky“; o chybách a zabránění vzniku nových.
• Zvyk pracovat „profesionálně“, který je na trhu práce vždy vysoce ceněný: zlepšuje se plánovací schopnosti, time management a míra odpovědnosti za své činy.
• Schopnost nezávisle posoudit vaši efektivitu. Zaměstnanec může vždy nahlédnout do své vlastní pracovní zprávy, analyzovat ji a nastínit kroky pro svůj další rozvoj.
• Rychlejší kariérní růst pro ty, kteří jsou pracovití a odvádějí kvalitní práci. Jasné a transparentní předvedení výsledku manažerovi. Nyní s ním není třeba pravidelně pít pivo a užívat si parní lázeň, abyste mohli mluvit o svých úspěších - vše je jasně viditelné. Systém hlášení v organizaci výrazně snižuje vliv mistrů skrytých her a „oblíbených“.

Požadavky na sestavení pracovní zprávy

1. Název dokončeného úkolu. Mělo by být jasné, jaká práce byla vykonána. Například: „Zaplaťte účet za nákup kancelářského vybavení pro účetní oddělení.“
2. Výsledek dosažen. (příklad: „Faktura byla částečně uhrazena, protože prodejce neměl na skladě dva skenery“). Pokud NENÍ dosaženo výsledku, pak by vedle informace o výskytu a reakci na vzniklý problém/úkol měla být informace o tom, jak a kdy je plánováno řešení tohoto problému a jak se mu v budoucnu vyhnout. Je také nutné uvést, které předpisy/normy vyžadují doplnění/změny/vytvoření, a okamžitě nastavit příslušné úkoly ve vašem plánu. Nové úkoly musí mít jako základní zdroj odkaz na aktuální.

• Základní princip: každý úkol musí mít výsledek. Pokud je to možné, měl by být výsledek ve formalizované podobě (například: pokud zaměstnanec vede pohovor, pak jako výsledek práce: seznam vybraných kandidátů a stručné informace o nich + seznam těch, se kterými mluvil).
• Pokud úkol zahrnoval práci s dokumenty, soubory nebo jinými informacemi, musíte poskytnout přímý odkaz na tyto dokumenty nebo na složku nebo umístění, kde jsou uloženy.
• Důležité pro manažery! U všech úkolů souvisejících s vedením (například: studium plánů a zpráv ostatních zaměstnanců, kontrola atd.) nezapomeňte uvést stručné shrnutí: úspěchy, nedostatky, trendy atd. Příklad „Úkol: Analyzujte zprávy zaměstnance Ivana Petrova po dobu 2 týdnů. Závěry: „Neexistují žádné návrhy na některé úkoly ke zlepšení předpisů. Petrov se seznámil se závěry a rozhodl se věnovat pozornost a formulovat své návrhy podrobněji.“
• Při studiu jakýchkoliv materiálů, účasti na konferencích, setkání s partnery atp. musí být sestaven krátké shrnutí+ odkaz na něj je uveden ve zprávě.

• Pokud má účinkující pocit, že celkový čas strávený na úkolu může u manažera vyvolat otázku, je nutné okamžitě vysvětlit „proč bylo vynaloženo tolik času“. (Příklad: Úkol: Vystavení a odeslání faktury Klientovi. Čas: 1 hodina. Vysvětlení: 1 hodina času byla věnována vystavení faktury z důvodu nutnosti 3x znovu odsouhlasit znění s klientem z jeho iniciativy)

Příklad pracovní zprávy

Příklad ukazuje seznam úkolů z reportu vytvořeného v Bitrix24 (systém umožňuje pracovat centrálně v rámci společnosti a sledovat čas podle úkolu). Při správné organizaci plánování a zaznamenávání pracovní doby podle úkolů budou všechny zprávy generovány automaticky.

Příklad výsledku úlohy

Dodatek k pracovní zprávě

Na konci každé pracovní zprávy je nutné uvést následující frázi (DD - datum; MM - měsíc; RR - rok; HH:MM - formát hodin + minut).

Celkem za DD.MM.RR:
1) Pracoval v kanceláři: HH:MM
2) Práce z domova: HH:MM
3) Celkem odpracováno: HH:MM
4) Nemocenská: HH:MM
5) Hodiny na vlastní náklady: HH:MM

Pravidla pro přidávání do sestavy (na příkladu mé společnosti)

• V rámci jednoho pracovního dne (dne) může „Celkem odpracovaných“ a „Nemocenské“ přesáhnout 8 hodin, pouze pokud je nemocenská nula).
• V rámci jednoho pracovního dne (dne) by „Celkem odpracovaných hodin“ a „Hodiny na vlastní náklady“ měly poskytnout celkem 8 hodin, ne více.
• Například jsem požádal o volno v 01:19, oběd byl snížen na 00:25 místo na 01:00, pracovní doba na konci dne bylo 07:19. Do pole „Otevírací doba na vlastní náklady“ napište „00:41“ plus komentář: požádáni o volno v 01:19, oběd 00:25 místo 01:00 (tj. zaznamenejte všechny odchylky od norem pracovní doby).
• Do řádku „Práce v kanceláři“ se započítává i doba strávená na služební cestě nebo cestování za pracovními záležitostmi.
• Do řádku, kde je čas nula, zadejte 0:00
• Chcete-li rychle přidat frázi, musíte ji zkopírovat a vložit z předchozích přehledů a změnit čas.

Posloupnost provádění pracovních výkazů

Zavést každodenní zprávy do každodenní práce oddělení/společnosti bez paralelního projektu pro zavedení pravidelného řízení může být extrémně obtížné a někdy nemožné. Přečtěte si více o pravidelném řízení v článku „.“ Zde stručně nastíním 2 hlavní fáze:

1. První etapa(doba trvání: 2-3 týdny): zaměstnanci jsou povinni zaznamenat do zpráv pět největších dokončených úkolů s uvedením času pro každý z nich. Realizace: GoogleDocs popř textové editory, snad hned systém pro zadávání úkolů.
2. Druhá fáze(doba trvání: 3 týdny a déle): zaměstnanci jsou povinni zaznamenávat všechny úkoly do zpráv s uvedením času stráveného. Implementace: Bitrix24 nebo jiný systém nastavení úloh.

Kdy může být pracovní posudek zbytečný

U profesí, kde se provádí stejný typ opakovatelných akcí, má smysl zavést standard pro počet dokončených úkolů namísto reportu. Zpočátku se odhaduje požadovaný průměrný čas na dokončení jednoho úkolu. Dále se norma vypočítá pomocí jednoduché akce:<количестов рабочих часов>dělit podle<норма времени на выполнение одной задачи>.

Například operátor call centra může mít standard: 90 hovorů denně, 4 prodeje atd. V tomto případě se vedoucí dívá na odchylku od normy, a ne na pracovní výkaz. Obdobná situace bude u pracovníka, který vyrábí díly stejného typu.

Pravidelně dostávám následující otázku: "Jak často se doporučuje kontrolovat pracovní výkazy zaměstnance?" Odpověď je banální: "Co je nezbytné k zajištění výkonu konkrétního zaměstnance, je přijatelné pro společnost a manažera.".

Na počáteční fázi(1-1,5 měsíce) implementace, je důležité každý den kontrolovat pracovní výkazy pro každého. Následně některým zaměstnancům stačí jejich kontrola jednou za 1-2 týdny, jiným každý den.

Pokud člověk pracuje s reporty 1 rok a vy jste nuceni každý den kontrolovat jeho report, nepracujete jako manažer: neposkytujete náležitý vliv na podřízeného nebo si udržujete neefektivního zaměstnance.